Weihnachtsfeier-Fotos sammeln – ein QR-Code, ohne App

Event anlegen, QR-Code auf die Tischkarten und auf die Folie zwischen den Reden – das ist schon der ganze Ablauf. Die Kolleginnen und Kollegen scannen ihn und laden noch während der Feier aus dem Handy-Browser hoch. Die Mail am Montag, in der HR alle um ihre Bilder bittet, bringt erfahrungsgemäß vier Fotos vom Buffet, von denselben zwei Leuten.

Nein. Der QR-Code öffnet die Event-Seite im Browser, den das Handy ohnehin hat – keine App, kein Konto, kein Passwort. Das löst zwei Probleme auf einmal: Verwaltete Diensthandys lassen Installationen oft gar nicht zu, und auf dem privaten Handy will niemand ein Konto für die Weihnachtsfeier der Firma anlegen.

Für ein kleines Team ja: bis zu 20 Fotos pro Gast, keine Videos, 14 Tage Galerie, keine Kreditkarte und keine Obergrenze bei der Gästezahl. Für die ganze Belegschaft, oder wenn die interne Kommunikation im Februar noch Bilder für den Newsletter aussucht, nimm den bezahlten Tarif: 19,99 € einmalig pro Event – kein Abo, keine monatliche Gebühr – mit unbegrenzt vielen Fotos und Videos pro Gast, Videos bis 200 MB, 12 Monaten Galerie, dem digitalen Gästebuch und dem QR-Designer für gedruckte Schilder. Ein Preis pro Feier – nicht pro Kopf, und kein Abo.

In der Woche der Feier: die 14 Tage laufen ab dem Anlegen des Events, nicht ab dem Festtag. Ein kostenloses Event, das Anfang November angelegt wird, damit die Aufsteller in den Druck können, ist abgelaufen, bevor der erste Glühwein ausgeschenkt ist. Braucht die Druckerei den Code Wochen vorher, leg das Event gleich im bezahlten Tarif an – seine 12 Monate decken die Wartezeit und den ganzen Januar ab. Und wer zu früh dran war, hat nichts verloren: Beim Wechsel auf den bezahlten Tarif beginnen die 12 Monate in dem Moment neu, in dem du wechselst – auch noch am Morgen nach dem Fest.

Ja. Wer die Feier organisiert, hat den privaten Gastgeber-Link und kann jedes einzelne Foto oder Video jederzeit löschen – die Bilder von der Tanzfläche, das eine, das jemand nicht drin haben will –, bevor der Galerie-Link an alle geht. Kolleginnen und Kollegen löschen nur ihre eigenen Uploads, nie die der anderen.

Das bleibt Sache des Unternehmens, und wir nehmen es niemandem ab: Wir holen keine Einwilligungen ein, beanspruchen keine Rechte an den Bildern und versprechen keine Rechtskonformität. Das Recht am eigenen Bild gilt auf der Weihnachtsfeier wie im Büro. In der Praxis heißt das: bei der Begrüßung ansagen, dass Fotos in einer gemeinsamen Galerie landen und wofür sie verwendet werden; mit dem Betriebsrat klären, was davon ins Intranet oder in den Newsletter darf; und löschen, was jemand nicht in der Galerie haben will – jedes einzelne Bild, jederzeit. Wer nicht auf Bildern sein will, sagt es bei der Begrüßung – und was trotzdem hochgeladen wird, löscht das Orga-Team. Die Galerie ist nie öffentlich und taucht bei Google nicht auf, und mit einer PIN kommt nur hinein, wer dabei war. Die Dateien liegen auf Servern in Europa, in London, und werden nach Ablauf des Events automatisch gelöscht. Was genau wie lange gespeichert wird, steht in der Datenschutzerklärung.

Ein eingebautes Fotospiel gibt es nicht – und wir tun auch nicht so. Was auf Weihnachtsfeiern funktioniert: eine gedruckte Liste mit Fotoaufgaben auf jedem Tisch – das Wichtelgeschenk mit dem lautesten Lachen, die Geschäftsführung beim Karaoke, der ganze Tisch auf einem Selfie – und darunter der QR-Code, der die Ergebnisse einsammelt. Unsere Fotoaufgaben zum Ausdrucken sind für Hochzeiten geschrieben und in ein paar Minuten auf die Firma umgeschrieben.

Genauso. Ob Weihnachtsessen im Restaurant, Jahresabschlussfeier im Büro, Wichteln in der Abteilung, die Weihnachtsfeier der Firma in Österreich oder das Firmenweihnachtsessen in der Schweiz – jede Feier bekommt ihr eigenes Event und ihren eigenen Code. Für die Silvesterparty legst du ein neues Event an, denn die Videos um Mitternacht brauchen den bezahlten Tarif. Und der Neujahrsempfang im Januar ist wieder ein eigenes Event: ein Code pro Anlass, dann bleiben die Galerien sauber getrennt.

Ja. Bezahlt wird mit Karte auf der Checkout-Seite von Stripe, und die Bestätigungsmail enthält die Rechnung als PDF – sie kann also noch am selben Tag an die Buchhaltung gehen: 19,99 € einmalig, nichts zu verlängern. Locations und Agenturen, die viele Feiern ausrichten, nutzen stattdessen den Koordinator-Workspace, der in Guthaben-Paketen mit Rechnung abgerechnet wird.