Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Cloud Ninja Consulting ApS
Apeldoorn Allé 20, 2791 Dragør, Denmark
USt-IdNr.: DK46044118
Eventphoto.io ist Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die über den Dienst erhoben werden.
Kontakt: support@eventphoto.io

Diese Datenschutzerklärung gilt für Eventcam.dk, Eventphoto.io, Eventcam.se, Eventkamera.de, Eventphoto.fr, Eventcamera.es und Eventfoto.it; dabei handelt es sich um denselben Dienst eines einzigen Betreibers.

2. Welche Daten erheben wir?

• Gastgeber- und Event-Daten: E-Mail-Adresse des Gastgebers, Name des Events, Event-Code, privater Gastgeber-Token, gewählte Sprache, Öffnungszeitpunkt, Plan, Ablaufdatum und eine optionale Gäste-PIN.
• Gastgeberkonto und Organisationsdaten (Nutzer des Dashboards): Login-E-Mail-Adresse, Kontosprache und bei Organisationen der Name der Organisation, ein optionaler Markenname, Logo und Farbe sowie das Event-Guthaben und das Kaufprotokoll.
• Hochgeladene Inhalte: Fotos, Videos, optional ausgewählte Titelbilder und Metadaten wie Dateityp, Größe, Zeitpunkt des Uploads und ein optionaler Gastname.
• Gästebuch-Einträge: der Text der Nachricht, der optionale Gastname und der Zeitpunkt, zu dem sie verfasst wurde, sofern ein Gastgeber das Gästebuch aktiviert hat.
• Kennungen von Gastsitzungen: eine anonyme Sitzungs-ID, mit der Uploads und Gästebuch-Einträge demselben Gastgerät zugeordnet bleiben und die Grenzen des Plans durchgesetzt werden.
• Aktivitätsprotokoll des Events: eine Aufzeichnung der Aktionen in einem Event (zum Beispiel Uploads, Löschungen, Downloads, begonnenes Upgrade) mit Zeitpunkt und der Angabe, ob die Aktion vom Gastgeber oder von einem Gast ausging, damit Gastgeber nachvollziehen können, was mit ihrem Event geschehen ist, und wir Supportfälle untersuchen können.
• Zahlungs- und Abrechnungsreferenzen bei bezahlten Plänen: Referenzen zu Stripe-Sitzung, Kunde, Zahlungsvorgang und Rechnung, die zur Aktivierung und Dokumentation des Kaufs erforderlich sind. Die Kartendaten und die Rechnungsadresse liegen bei Stripe; vollständige Kartennummern sehen wir nie.
• Zugangs- und Login-Daten: Authentifizierungssitzungen für Dashboard und Admin-Bereich, Entsperr-Cookies für PIN-geschützte Events und Cookies zur Verifizierung des Gastgebers für Download- und Verwaltungsaktionen.
• Anfragedaten: Deine IP-Adresse und die Kennung deines Browsers werden im Arbeitsspeicher verwendet, um missbräuchliche Anfragen zu begrenzen, und erscheinen in den kurzlebigen Anfrageprotokollen unseres Hosting-Anbieters. Wir erstellen daraus keine Profile.
• Ergebnisse der KI-Verschlagwortung bei bezahlten Plänen: Nutzt ein bezahltes Event die KI-Verschlagwortung, werden aus den Bildern abgeleitete Schlagwörter bei den Upload-Datensätzen gespeichert.
• Feedback: Beantwortest du die Feedback-Fragen, die in einer früheren E-Mail nach dem Event verlinkt waren, werden deine Antwort und ein etwaiger Kommentar beim Event gespeichert.
• Anzeigenklick-Referenz: Kommst du über eine unserer Anzeigen in ChatGPT zu uns und ist die Webanalyse aktiviert (Abschnitt 8): die Kampagnennamen im Link der Anzeige und die Klick-Referenz, die OpenAI dem Link hinzugefügt hat. Dein Browser speichert sie 30 Tage lang. Ein kostenloses Event, das du in diesem Zeitraum erstellst, speichert sie, bis das Event gelöscht wird, und ein Bezahlvorgang, den du beginnst, speichert sie zusammen mit dem Zahlungsdatensatz.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt für jeden Zweck eine Rechtsgrundlage:

• Erstellung und Betrieb des Events (Uploads der Gäste, Gästebuch, Zugriff auf die Galerie, Teilen per QR-Code, Login des Gastgebers, Downloads, Verwaltung der Titelbilder, Transaktions-E-Mails wie Bestätigungen, Login-Links, Download-Codes, Quittungen, Benachrichtigungen über den ersten Upload und Erinnerungen an den Ablauf): Erfüllung des Vertrags mit dem Gastgeber, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Gäste: unser berechtigtes Interesse, den vom Gastgeber gewünschten Dienst zu erbringen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Zahlung, Aktivierung und Buchführung: Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, und unsere rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen nach dem dänischen Buchführungsgesetz (bogføringsloven), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Sicherheit und Missbrauchsverhinderung (Begrenzung der Anfragen, PIN-Schutz, Verifizierung des Gastgebers, Aktivitätsprotokoll, Anfrageprotokolle): unser berechtigtes Interesse, den Dienst und seine Nutzer zu schützen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• KI-Verschlagwortung von Bildern bei bezahlten Events: Erfüllung des Vertrags mit dem Gastgeber, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verschlagwortung erzeugt beschreibende Schlagwörter für die Suche; sie dient nicht der Identifizierung von Personen und verwendet keine Gesichtserkennung.
• Webanalyse (Google Analytics 4): deine Einwilligung in die Webanalyse, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für Besucher in Nord- und Südamerika ist sie auf unseren englischsprachigen Seiten standardmäßig aktiviert (Abschnitt 8), ansonsten wird sie über das Cookie-Banner erteilt; du kannst sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile deaktivieren.
• Messung unserer Anzeigen in ChatGPT (Abschnitt 5): deine Einwilligung in die Webanalyse, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die für Besucher in Nord- und Südamerika auf unseren englischsprachigen Seiten standardmäßig aktiviert ist (Abschnitt 8). Deaktivierst du die Webanalyse unter „Cookie-Einstellungen“, wird die Messung beendet und der Anzeigenklick-Eintrag in deinem Browser gelöscht; eine bereits bei einem Event gespeicherte Referenz bleibt bis zur Löschung des Events erhalten.
• Messung der Website-Leistung (Vercel Speed Insights): unser berechtigtes Interesse an einer schnellen Website, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dabei werden Ladezeiten und die URL der Seite an Vercel übermittelt; es werden keine Cookies gesetzt und keine Kennung auf deinem Gerät gespeichert.
• Produktfeedback (Antworten auf diese Feedback-Fragen): unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Beantwortung ist freiwillig.
• Bewertungs-E-Mail und Einladungen: Nach einem bezahlten Event schicken wir dem Gastgeber einmalig eine E-Mail mit der Bitte um eine Bewertung auf Trustpilot, sobald mindestens sieben Gäste etwas hochgeladen haben und seit zwei Tagen keine Uploads mehr eingegangen sind; die E-Mail nennt, wie viele Gäste wie viele Fotos und Videos geteilt haben. Welche Gastgeber bezahlter Events sie erhalten, hängt ausschließlich von dieser Upload-Aktivität ab, nie davon, wie das Event verlaufen ist oder was sie schreiben könnten. Eine Kopie davon geht an Trustpilot; Trustpilot schickt dem Gastgeber dann etwa eine Woche später einmalig eine eigene Einladung. Gastgeber kostenloser Events erhalten dieselbe E-Mail nur, wenn wir sie manuell versenden, und Trustpilot erhält für diese Events nichts von uns. Events, die über einen Koordinator-Workspace erstellt wurden, erhalten weder das eine noch das andere. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, echte Kundenbewertungen zu sammeln, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das Schreiben einer Bewertung ist freiwillig, und du kannst jederzeit widersprechen.

4. Speicherdauer und Löschung

Der Ablauf eines Events richtet sich nach dem gewählten Plan:

• Kostenloser Plan: Das Event läuft 14 Tage nach der Erstellung ab.
• Bezahlter Plan: Das Event läuft 365 Tage nach der Erstellung ab.

Ist ein Event abgelaufen, sind keine Uploads mehr möglich und die Galerie wird geschlossen. Ein automatischer Vorgang löscht danach das Event, seine Fotos und Videos, die Gästebuch-Einträge, Titelbilder, Download-Archive, das Aktivitätsprotokoll und den Event-Datensatz selbst endgültig; nur ein technisches Protokoll der Erstellung von Download-Archiven (Event-Code, Größen, Zeiten) und das Guthabenprotokoll einer Organisation können den Event-Code weiterhin enthalten. Der Vorgang läuft einmal täglich, sodass die Löschung am Tag nach dem Ablaufdatum erfolgt, in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Ablauf. Gastgeber können ein Event oder einzelne Dateien auch jederzeit im Dashboard löschen, und wir können auf Anfrage löschen. Gelöschte Inhalte können nicht wiederhergestellt werden; lade daher vor dem Ablaufdatum herunter, was du brauchst. Vor dem Ablauf schicken wir Erinnerungs-E-Mails.

Andere Kategorien werden so lange gespeichert, wie hier angegeben:

• Gastgeberkonto und Organisationsdaten: bis du uns bittest, das Konto zu löschen.
• Zahlungs- und Rechnungsunterlagen: 5 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem der Kauf erfolgt ist, wie vom dänischen Buchführungsgesetz (bogføringsloven) vorgeschrieben. Stripe bewahrt eigene Unterlagen nach seinen eigenen Richtlinien auf.
• Support-Korrespondenz: bis zu 2 Jahre nach Abschluss des Falls.
• Feedback-Antworten: bis zu 2 Jahre.
• Anfrageprotokolle bei unserem Hosting-Anbieter: für kurze Zeit, derzeit einige Tage.
• Analysedaten: Google Analytics 4 speichert Daten auf Ereignisebene 14 Monate lang.

5. Auftragsverarbeiter und Übermittlungen außerhalb der EU

Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie nicht an Dritte weiter, mit Ausnahme der folgenden Auftragsverarbeiter, die auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach unseren Weisungen handeln:

• Supabase Inc. – Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicherung. Unser Projekt läuft in der Londoner Region von Supabase (Vereinigtes Königreich). Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU, sodass keine weiteren Garantien erforderlich sind.
• Vercel Inc. (USA) – Hosting und Auslieferung der Anwendung sowie Speed Insights. Unsere Serverfunktionen laufen in Frankfurt; das Edge-Netzwerk und die Supportsysteme von Vercel sind weltweit verteilt. Übermittlungen stützen sich auf die Zertifizierung von Vercel nach dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) und auf die Standardvertragsklauseln der EU.
• Brevo (Sendinblue SAS, Frankreich) – Transaktions-E-Mails wie Bestätigungen, Login-Links, Erinnerungen und Benachrichtigungen. Verarbeitung in der EU.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland, und Stripe Inc., USA) – Zahlungsabwicklung, Rechnungen, Steuerberechnung und zahlungsbezogene Metadaten bei bezahlten Plänen. Übermittlungen in die USA stützen sich auf die Zertifizierung von Stripe nach dem Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. und OpenAI, L.L.C., USA) – KI-Verschlagwortung von Bildern bei bezahlten Events. Fotos werden als verkleinerte Vorschaubilder über kurzlebige Links übermittelt; OpenAI verarbeitet sie, um Schlagwörter zurückzugeben, und verwendet API-Daten nicht zum Training seiner Modelle. Übermittlungen stützen sich auf die Zertifizierung von OpenAI nach dem Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln.
• Trustpilot A/S (Dänemark) – Bewertungseinladungen an Gastgeber bezahlter Events. Trustpilot erhält eine Kopie der nach dem Event versandten Bewertungs-E-Mail, einschließlich der E-Mail-Adresse des Gastgebers, des Namens des Events und der Anzahl der Gäste, Fotos und Videos darin. Wenn du dich entscheidest, eine Bewertung zu schreiben, wird sie nach der eigenen Datenschutzerklärung von Trustpilot behandelt.
• Google (Google Ireland Ltd. und Google LLC, USA) – einwilligungsbasierte Webanalyse mit Google Analytics 4. Übermittlungen stützen sich auf die Zertifizierung von Google nach dem Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln. Google Analytics 4 protokolliert oder speichert keine IP-Adressen.

Kommst du über eine in ChatGPT angezeigte Anzeige zu uns und ist die Webanalyse aktiviert, teilen wir OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) mit, dass die Anzeige zu einem kostenlosen Event, einem Bezahlvorgang oder einem Kauf geführt hat, damit wir die Anzeige messen können. Wir übermitteln die Anzeigenklick-Referenz, die OpenAI dem Link hinzugefügt hat, unsere eigene ID für diesen Schritt (bei einem Bezahlvorgang oder Kauf die Stripe-Zahlungsreferenz, bei einem kostenlosen Event einen aus der Klick-Referenz abgeleiteten Code), den Bestellwert und die Währung, die Adresse der Seite (nie eine Event- oder Kontoseite) und den Zeitpunkt. Wir übermitteln weder deinen Namen noch deine E-Mail-Adresse, IP-Adresse oder sonstige Kontaktdaten. Übermittlungen stützen sich auf die Zertifizierung von OpenAI nach dem Data Privacy Framework und auf Standardvertragsklauseln.

Wir können Daten außerdem offenlegen, wenn das Gesetz es verlangt, zum Beispiel gegenüber Steuerbehörden oder aufgrund einer rechtsgültigen Anordnung.

6. Gäste und andere Personen auf den Fotos

Gäste laden Inhalte auf Einladung des Gastgebers hoch. Wir verwenden Inhalte von Gästen nur, um das Event des Gastgebers durchzuführen: Wir zeigen sie in der Galerie des Events an, stellen sie dem Gastgeber zum Download bereit und verschlagworten sie bei bezahlten Events für die Suche. Wir veröffentlichen sie nie, verwenden sie nicht für Marketing und geben sie an niemanden außer dem Gastgeber und den Gästen dieses Events weiter. Der Gastgeber ist dafür verantwortlich, die Gäste darüber zu informieren, dass Fotos gesammelt werden, und alle Genehmigungen einzuholen, die das Event erfordert.

7. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht auf:

• Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über dich gespeichert haben, und auf eine Kopie davon;
• Berichtigung unrichtiger Daten;
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), zum Beispiel eines Fotos von dir, das ein Gast hochgeladen hat;
• Einschränkung der Verarbeitung, solange eine Anfrage bearbeitet wird oder eine Streitigkeit offen ist;
• Datenübertragbarkeit der Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem maschinenlesbaren Format;
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die auf unseren berechtigten Interessen beruht, einschließlich des Aktivitätsprotokolls und der Leistungsmessung;
• Widerruf deiner Einwilligung jederzeit, wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (Analyse-Cookies), ohne dass dies die vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitung berührt.

Schreib an support@eventphoto.io, um eines dieser Rechte auszuüben. Wir antworten innerhalb eines Monats. Bist du Gast und möchtest, dass ein Foto entfernt wird, nenne uns den Event-Code und die betreffende Datei; der Gastgeber kann sie auch direkt entfernen.

Du kannst außerdem Beschwerde bei der dänischen Datenschutzbehörde Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dänemark, oder bei der Aufsichtsbehörde des EU- oder EWR-Landes einlegen, in dem du wohnst.

8. Cookies und Browserspeicher

Wir verwenden notwendige Cookies und zugehörigen Browserspeicher, die für Login, das Entsperren von Events, die Verifizierung des Gastgebers, die Sprachwahl, die Fortführung der Gastsitzung und das Speichern deiner Cookie-Auswahl erforderlich sind. Die Webanalyse ist optional: Google Analytics 4 zur Reichweitenmessung und, falls du über eine unserer Anzeigen in ChatGPT gekommen bist, eine 30-tägige Speicherung dieses Anzeigenklicks in deinem Browser (Abschnitt 5). Auf unseren englischsprachigen Seiten ist die Webanalyse für Besucher in Nord- und Südamerika (ermittelt anhand der auf dem Gerät eingestellten Zeitzone) standardmäßig aktiviert, ohne Banner; bei allen anderen wird sie erst aktiviert, nachdem sie auf „Akzeptieren“ geklickt haben. Jeder kann sie unter „Cookie-Einstellungen“ deaktivieren. Wir verwenden keine Werbe-Cookies oder Marketing-Pixel. Die vollständige Liste findest du in der Cookie-Richtlinie.

9. Sicherheit

Daten werden bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand bei unserem Speicheranbieter verschlüsselt. Event-Galerien sind nur über den Event-Code und, falls der Gastgeber eine festlegt, eine Gäste-PIN erreichbar; Aktionen des Gastgebers erfordern einen signierten Gastgeber-Link oder ein Login. Der Zugriff auf Produktivsysteme ist auf den Betreiber beschränkt. Keine Methode der Übertragung oder Speicherung ist vollkommen sicher; daher können wir keine absolute Sicherheit garantieren.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert, und zeigen oben das Datum der letzten Aktualisierung an. Wesentliche Änderungen bei der Verwendung von Gastgeberdaten kündigen wir Gastgebern mit aktiven Events per E-Mail an.