Vereinsfest-Fotos aller Mitglieder – gesammelt für die Chronik

Über einen einzigen Code für das ganze Fest. Den Link postet ihr samt PIN in jede Gruppe, ob Mannschaft, Jugendabteilung, Gymnastikgruppe oder Chor, und ausgedruckt steht der Code auf den Tischen – für alle, die in keiner Gruppe sind. Ob über den Chat oder über den Aufsteller: Am Ende liegt alles beisammen. Die Gruppen bleiben zum Plaudern da; die Fotos gehen in voller Auflösung in die Galerie, statt verkleinert im Chat zu versanden.

Jedes Event hängt an einer E-Mail-Adresse und einem Gastgeber-Link; eigene Zugänge für jedes Ausschussmitglied gibt es nicht. Legt es deshalb mit einer Adresse an, die beim Verein bleibt, etwa der des Vorstands oder der Schriftführung, und nicht mit der privaten eines Mitglieds. Wer dieses Postfach liest, bekommt den Gastgeber-Link und später den Download-Link und kann sich auch auf einem anderen Handy als Gastgeber bestätigen: Die Seite schickt dafür einen Code an genau diese Adresse. So hängt das Archiv des Fests nicht an einer einzelnen Person.

Mit dem bezahlten Event ja, mit dem kostenlosen nicht. Legt das kostenlose Event in der Woche vor dem Fest an, nicht Monate vorher: die 14 Tage laufen ab dem Anlegen des Events, nicht ab dem Festtag, und ein zu früh angelegtes kostenloses Event ist samt Dateien gelöscht, bevor das Fest überhaupt anfängt. Soll der QR-Code früh raus – auf die Einladung, ins gedruckte Programm, auf ein Schild beim Drucker –, dann nehmt gleich den bezahlten Tarif mit seinen 12 Monaten. Die 12 Monate des bezahlten Events zählen ebenfalls nicht ab dem Festtag, sondern ab dem Kauf. Bereitet der Festausschuss ein Jubiläum lange vor, legt ihr das Event deshalb erst an, wenn das Heft in Druck geht, und nicht schon bei der ersten Sitzung – dann bleibt nach dem Fest mehr Zeit für Chronik und Festschrift.

Solange die Bilder in der Galerie liegen, sehen sie nur Leute mit Code und PIN; öffentlich ist dort nichts, und Suchmaschinen finden die Galerie nicht. Anders, sobald der Verein sie herausnimmt – für die Vereinszeitung, die Website, den Schaukasten, den Instagram-Kanal oder die Festschrift. Für Fotos, auf denen jemand zu erkennen ist, braucht ihr dafür in der Regel die Einwilligung der Abgebildeten, bei Minderjährigen auch die der Eltern – in Deutschland und Österreich nach der DSGVO und dem Recht am eigenen Bild, in der Schweiz nach dem Datenschutzgesetz und dem Persönlichkeitsrecht. Praktisch heißt das: schon in der Einladung ankündigen, dass es zum Fest eine Fotogalerie gibt, vor jeder Veröffentlichung bei den Abgebildeten und bei der Person nachfragen, die das Bild hochgeladen hat, und ein Foto löschen, wenn jemand darum bittet – das geht über euren Gastgeber-Link. Was der Verein darüber hinaus regeln muss, klärt ihr selbst, im Zweifel mit eurem Dachverband; wir nehmen euch das nicht ab. Die Dateien liegen auf Servern in Europa, in London, und werden nach Ablauf des Events automatisch gelöscht. Was genau wie lange gespeichert wird, steht in der Datenschutzerklärung.

Fürs Sommerfest, die Weihnachtsfeier im Vereinsheim oder den Saisonabschluss reicht das kostenlose Event meistens: bis zu 20 Fotos pro Person, 14 Tage ab dem Anlegen, keine Videos. Beim Jubiläum oder einem Schützenfest über mehrere Tage sind 20 Fotos pro Person schnell erreicht, und den Festumzug wollen viele filmen. Dann zahlt der Verein 19,99 € einmal für dieses eine Fest, ohne Abo, und dafür fällt die Obergrenze für Fotos und Videos pro Person weg (jedes Video bis 200 MB); dazu kommen das Gästebuch, der QR-Designer und 12 Monate Galerie. Beim Bezahlen tragt ihr die Anschrift des Vereins ein, und die Bestätigungsmail verlinkt die Rechnung als PDF – der Beleg für die Kasse.

Ja, im bezahlten Tarif über das digitale Gästebuch in der Galerie. Wer gratulieren will, schreibt einen Gruß oder spricht ihn in die Handykamera – die Abordnung vom Patenverein genauso wie das Gründungsmitglied am Ehrentisch. Die gefilmten Grüße werden wie jedes andere Video gespeichert, deshalb stecken sie später im ZIP. Die getippten dagegen sind reiner Text und fehlen dort; wer sie in der Chronik oder der Festschrift haben möchte, überträgt sie, bevor das Event abläuft.

Nein, jedes Fest bekommt ein neues Event mit einem neuen Code. Ein Event ist für eine Feier gedacht und läuft ab – das kostenlose 14 Tage nach dem Anlegen, das bezahlte nach 12 Monaten –, also gehört sein Code nicht auf ein Schild, das jahrelang im Vereinsheim hängen soll. Dafür hat jedes Jahr seine eigene Galerie und sein eigenes ZIP, und im Vereinsarchiv bekommt jeder Jahrgang seinen eigenen Ordner.

Ja, als Slideshow. Ein Laptop am Beamer im Vereinsheim oder am Fernseher hinter der Theke genügt, denn sie läuft im Browser. Gezeigt werden die Bilder, die beim Öffnen geladen sind; was danach hochgeladen wird, erscheint erst, wenn ihr die Slideshow neu startet. Sollen die Bilder vom Sommerfest noch auf der Weihnachtsfeier laufen, braucht es das bezahlte Event – das kostenlose ist bis dahin samt allen Dateien gelöscht.