Polityka prywatności

1. Administrator danych

Cloud Ninja Consulting ApS
Apeldoorn Allé 20, 2791 Dragør, Denmark
Numer VAT UE: DK46044118
Eventphoto.io jest administratorem w zakresie przetwarzania danych osobowych zbieranych za pośrednictwem usługi.
Kontakt: support@eventphoto.io

Niniejsza polityka obejmuje serwisy Eventcam.dk, Eventphoto.io, Eventcam.se, Eventkamera.de, Eventphoto.fr, Eventcamera.es i Eventfoto.it, które stanowią jedną usługę prowadzoną przez jednego operatora.

2. Jakie informacje zbieramy?

• Dane organizatora i wydarzenia: adres e-mail organizatora, nazwa wydarzenia, ID wydarzenia, prywatny token organizatora, wybrany język, godzina otwarcia, plan, data wygaśnięcia oraz opcjonalny kod PIN dla gości.
• Dane konta organizatora i organizacji (użytkownicy panelu): adres e-mail do logowania, język konta, a w przypadku organizacji – nazwa organizacji, opcjonalna nazwa marki, logo i kolor oraz saldo kredytów na wydarzenia i historia zakupów.
• Rejestracja firmy bez kodu: do czasu potwierdzenia e-maila wpisany adres jest przechowywany przy Twoim koncie logowania (do potwierdzenia lub do usunięcia niepotwierdzonej rejestracji). Nieopłacona rejestracja, która nigdy nie zostanie potwierdzona, jest usuwana około 60 dni po rejestracji; opłacona, także oznaczona jako „To nie ja”, jest przechowywana razem z zapisem płatności. Aby ograniczyć wiadomości powitalne i uszanować wybór „To nie ja”, przez 30 dni przechowujemy jednokierunkowy skrót (HMAC) adresu, nigdy sam adres. Przy płatnej rejestracji w płatności Stripe zapisywany jest też skrót wartości kontrolnej przeglądarki. Podstawa prawna: wykonanie umowy i nasz prawnie uzasadniony interes w zapobieganiu nadużyciom.
• Przesłane treści: zdjęcia, filmy, opcjonalny wybór zdjęć na okładkę oraz metadane, takie jak typ pliku, rozmiar, czas przesłania i opcjonalne imię gościa.
• Wpisy w księdze gości: treść wpisu, opcjonalne imię gościa i czas jego dodania – jeśli organizator włączył księgę gości.
• Identyfikatory sesji gościa: anonimowy identyfikator sesji, który pozwala przypisać przesłane pliki i wpisy w księdze gości do tego samego urządzenia gościa oraz egzekwować limity planu.
• Rejestr aktywności wydarzenia: zapis działań dotyczących wydarzenia (na przykład przesłanie, usunięcie lub pobranie pliku, rozpoczęcie przejścia na plan płatny) wraz z czasem i informacją, czy działania dokonał organizator, czy gość, aby organizatorzy mogli sprawdzić, co działo się z ich wydarzeniem, a my – wyjaśniać zgłoszenia kierowane do pomocy technicznej. Gdy analityka jest włączona (pkt 8), wraz z utworzonym przez Ciebie wydarzeniem i z każdym zakupem zapisujemy też, skąd pochodzi Twoja wizyta: domenę strony, z której do nas trafiono (albo informację o przejściu z jednej z naszych stron lub o powrocie ze strony płatności), parametry kampanii w linku, rodzaj kliknięcia reklamy (bez jego identyfikatora) i pierwszą otwartą stronę.
• Dane płatności i rozliczeń w planach płatnych: identyfikatory sesji, klienta, płatności (payment intent) i faktury w Stripe, niezbędne do aktywacji i udokumentowania zakupu. Dane karty i adres rozliczeniowy przechowuje Stripe; nigdy nie widzimy pełnych numerów kart.
• Dane dostępu i logowania: sesje uwierzytelniania w panelu i panelu administracyjnym, pliki cookie odblokowujące wydarzenia chronione kodem PIN oraz pliki cookie weryfikacji organizatora przy pobieraniu plików i działaniach administracyjnych.
• Dane żądań: Twój adres IP i dane identyfikujące przeglądarkę są wykorzystywane w pamięci operacyjnej do ograniczania częstotliwości żądań noszących znamiona nadużyć i pojawiają się w krótko przechowywanych logach żądań naszego dostawcy hostingu. Nie tworzymy na ich podstawie profili.
• Wyniki tagowania AI w planach płatnych: jeśli płatne wydarzenie korzysta z tagowania AI, tagi wygenerowane na podstawie zdjęć są zapisywane w rekordach przesłanych plików.
• Opinie: jeśli odpowiesz na pytania o opinię, do których link znajdował się we wcześniejszym e-mailu wysłanym po wydarzeniu, Twoja odpowiedź i ewentualny komentarz są zapisywane wraz z wydarzeniem.
• Identyfikator kliknięcia reklamy: jeśli trafisz do nas z jednej z naszych reklam w ChatGPT, a analityka jest włączona (pkt 8) – nazwy kampanii zawarte w linku reklamy oraz identyfikator kliknięcia dodany do niego przez OpenAI. Twoja przeglądarka przechowuje je przez 30 dni. Darmowe wydarzenie utworzone w tym czasie przechowuje je do czasu usunięcia wydarzenia, a płatność, którą rozpoczniesz w tym czasie, zapisuje je wraz z rekordem płatności.
• Pomiar reklam przez Microsoft: jeśli analityka jest włączona (pkt 8), tag Microsoft Advertising na naszych stronach przesyła do Microsoftu, dla każdej strony, którą tu otwierasz, adres i tytuł strony, stronę, z której przychodzisz, dane techniczne Twojej przeglądarki (język, rozmiar ekranu, czas ładowania strony) oraz Twój adres IP, wraz z identyfikatorami, które Microsoft przypisuje Twojej przeglądarce: identyfikatorami zapisanymi w plikach cookie Microsoftu oraz – jeśli trafisz do nas z jednej z naszych reklam w wyszukiwarce Bing lub w sieci Microsoftu – identyfikatorem kliknięcia, który Microsoft dodał do linku reklamy. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy trafisz do nas z reklamy.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) wymaga podstawy prawnej dla każdego celu:

• Utworzenie i obsługa wydarzenia (przesyłanie plików przez gości, księga gości, dostęp do galerii, udostępnianie kodem QR, logowanie organizatora, pobieranie plików, zarządzanie okładką, e-maile transakcyjne, takie jak potwierdzenia, linki do logowania, kody pobierania, potwierdzenia zapłaty, powiadomienia o pierwszym przesłanym pliku i przypomnienia o wygaśnięciu): wykonanie umowy z organizatorem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku gości – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na świadczeniu usługi, o którą poprosił organizator, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Płatności, aktywacja i księgowość: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, oraz nasz obowiązek prawny prowadzenia dokumentacji księgowej na podstawie duńskiej ustawy o rachunkowości (bogføringsloven), art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom (limity żądań, ochrona kodem PIN, weryfikacja organizatora, rejestr aktywności, logi żądań): nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usługi i jej użytkowników, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Tagowanie zdjęć przez AI w wydarzeniach płatnych: wykonanie umowy z organizatorem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Tagowanie tworzy opisowe słowa kluczowe do wyszukiwania; nie służy do identyfikacji osób i nie wykorzystuje rozpoznawania twarzy.
• Analityka strony (Google Analytics 4): Twoja zgoda na analitykę, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, która na naszych stronach anglojęzycznych jest domyślnie włączona dla odwiedzających z obu Ameryk (pkt 8), a w pozostałych przypadkach wyrażana w banerze cookies; możesz ją w każdej chwili wyłączyć w „Ustawieniach cookies” w stopce.
• Pomiar skuteczności naszych reklam w ChatGPT (pkt 5): Twoja zgoda na analitykę, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, która na naszych stronach anglojęzycznych jest domyślnie włączona dla odwiedzających z obu Ameryk (pkt 8). Wyłączenie analityki w „Ustawieniach cookies” zatrzymuje pomiar i usuwa wpis o kliknięciu reklamy z Twojej przeglądarki; identyfikator zapisany już wraz z wydarzeniem pozostaje do czasu usunięcia wydarzenia.
• Pomiar skuteczności naszych reklam w wyszukiwarce Bing i w sieci Microsoftu (Microsoft Advertising, pkt 5): Twoja zgoda na analitykę, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, która na naszych stronach anglojęzycznych jest domyślnie włączona dla odwiedzających z obu Ameryk (pkt 8). Pomiar pokazuje nam, które z naszych reklam w Microsoft Advertising prowadzą do wizyt i zakupów, abyśmy mogli mierzyć ich skuteczność i decydować, gdzie się reklamować. Wyłączenie analityki w „Ustawieniach cookies” zatrzymuje tag od tej chwili i usuwa jego pliki cookie w tym serwisie.
• Ustalanie, skąd biorą się wydarzenia i zakupy (skąd pochodzi Twoja wizyta, pkt 2): Twoja zgoda na analitykę, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, która na naszych stronach anglojęzycznych jest domyślnie włączona dla odwiedzających z obu Ameryk (pkt 8). Dzięki temu wiemy, które strony, kampanie i reklamy prowadzą do wydarzeń i sprzedaży. Wyłączenie analityki w „Ustawieniach cookies” zatrzymuje zapisywanie od tej chwili; dane już zapisane pozostają przy wydarzeniu do czasu jego usunięcia oraz w dokumentacji płatności (pkt 4).
• Pomiar wydajności strony (Vercel Speed Insights): nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu szybkiego działania strony, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Narzędzie przesyła do Vercel czasy ładowania stron i adres URL strony; nie ustawia plików cookie i nie zapisuje żadnego identyfikatora na Twoim urządzeniu.
• Opinie o produkcie (odpowiedzi na wspomniane pytania o opinię): nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ulepszaniu usługi, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Udzielenie odpowiedzi jest dobrowolne.
• E-mail z prośbą o opinię i zaproszenia: po płatnym wydarzeniu, gdy pliki prześle co najmniej siedmiu gości, a przez dwa dni nie pojawią się nowe pliki, wysyłamy organizatorowi jednorazowo e-mail z prośbą o opinię w serwisie Trustpilot; e-mail podaje, ilu gości udostępniło ile zdjęć i filmów. To, którzy organizatorzy płatnych wydarzeń go otrzymują, zależy wyłącznie od tej aktywności związanej z przesyłaniem plików, nigdy od przebiegu wydarzenia ani od tego, co mogliby napisać. Kopia tego e-maila trafia do Trustpilot, który mniej więcej tydzień później wysyła organizatorowi jedno własne zaproszenie. Organizatorzy darmowych wydarzeń otrzymują taki sam e-mail tylko wtedy, gdy wyślemy go ręcznie, a Trustpilot nie otrzymuje od nas w ich przypadku niczego. W przypadku wydarzeń utworzonych z konta koordynatora nie jest wysyłany ani e-mail, ani zaproszenie. Nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zbieraniu prawdziwych opinii klientów, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Napisanie opinii jest dobrowolne, a sprzeciw możesz wnieść w każdej chwili.

4. Okres przechowywania i usuwanie danych

Wygaśnięcie wydarzenia zależy od wybranego planu:

• Plan darmowy: wydarzenie wygasa po 14 dniach od utworzenia.
• Plan płatny: wydarzenie wygasa po 365 dniach od utworzenia.

Po wygaśnięciu wydarzenia przesyłanie plików zostaje wstrzymane, a galeria zamknięta. Następnie automatyczny proces trwale usuwa wydarzenie, jego zdjęcia i filmy, wpisy w księdze gości, zdjęcia okładki, archiwa do pobrania, rejestr aktywności oraz sam rekord wydarzenia; ID wydarzenia może pozostać jedynie w technicznym zapisie tworzenia archiwów do pobrania (ID wydarzenia, rozmiary, czasy) oraz w historii kredytów organizacji. Proces uruchamia się raz dziennie, więc usunięcie następuje dzień po dacie wygaśnięcia, zwykle w ciągu 48 godzin od wygaśnięcia. Organizatorzy mogą też w każdej chwili usunąć wydarzenie lub pojedyncze pliki w panelu, a my możemy je usunąć na żądanie. Usuniętych treści nie można przywrócić, dlatego pobierz potrzebne pliki przed datą wygaśnięcia. Przed wygaśnięciem wysyłamy e-maile z przypomnieniem.

Pozostałe kategorie danych przechowujemy przez okres wskazany poniżej:

• Dane konta organizatora i organizacji: do czasu, gdy poprosisz nas o usunięcie konta.
• Dokumentacja płatności i faktury: 5 lat od końca roku obrotowego, w którym dokonano zakupu, zgodnie z wymogami duńskiej ustawy o rachunkowości. Stripe przechowuje własną dokumentację zgodnie z własną polityką. Jeśli wraz z zakupem zapisano, skąd pochodziła Twoja wizyta (pkt 2), informacja ta jest częścią dokumentacji tej płatności w Stripe i jest przechowywana razem z nią, także po usunięciu wydarzenia.
• Korespondencja z pomocą techniczną: do 2 lat od zamknięcia sprawy.
• Odpowiedzi na pytania o opinię: do 2 lat.
• Logi żądań u naszego dostawcy hostingu: przez krótki okres, obecnie kilka dni.
• Dane analityczne: Google Analytics 4 przechowuje dane na poziomie zdarzeń przez 14 miesięcy.
• Pomiar reklam przez Microsoft: pliki cookie tagu w tym serwisie są ważne przez 1 dzień (_uetsid), 90 dni (_uetmsclkid) i 390 dni (_uetvid), a własny plik cookie Microsoftu MUID – przez 13 miesięcy; wyłączenie analityki usuwa pliki cookie zapisane w tym serwisie. Microsoft przechowuje dane otrzymane za pośrednictwem tagu przez 390 dni.

5. Podmioty przetwarzające i przekazywanie danych poza UE

Nie sprzedajemy Twoich danych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim, z wyjątkiem następujących podmiotów przetwarzających, które działają na nasze polecenie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, oraz pomiaru reklam opisanego pod listą:

• Supabase Inc. – baza danych, uwierzytelnianie i przechowywanie plików. Nasz projekt działa w londyńskim regionie Supabase (Wielka Brytania). Wielka Brytania jest objęta decyzją UE stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, więc dodatkowe zabezpieczenia nie są potrzebne.
• Vercel Inc. (USA) – hosting aplikacji, dostarczanie treści i Speed Insights. Nasze funkcje serwerowe działają we Frankfurcie; sieć brzegowa (edge) i systemy wsparcia Vercel działają globalnie. Przekazywanie danych opiera się na certyfikacji Vercel zgodnie z Ramami ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework) oraz na standardowych klauzulach umownych UE.
• Brevo (Sendinblue SAS, Francja) – e-maile transakcyjne, takie jak potwierdzenia, linki do logowania, przypomnienia i powiadomienia. Przetwarzanie odbywa się w UE.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlandia, oraz Stripe Inc., USA) – obsługa płatności, faktury, obliczanie podatków i metadane związane z płatnościami w planach płatnych. Przekazywanie danych do USA opiera się na certyfikacji Stripe w ramach Data Privacy Framework oraz na standardowych klauzulach umownych.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. i OpenAI, L.L.C., USA) – tagowanie zdjęć przez AI w wydarzeniach płatnych. Zdjęcia są przesyłane jako miniatury o zmniejszonym rozmiarze za pomocą krótkotrwałych linków; OpenAI przetwarza je, aby zwrócić słowa kluczowe, i nie wykorzystuje danych przekazywanych przez API do trenowania swoich modeli. Przekazywanie danych opiera się na certyfikacji OpenAI w ramach Data Privacy Framework oraz na standardowych klauzulach umownych.
• Trustpilot A/S (Dania) – zaproszenia do wystawienia opinii wysyłane organizatorom płatnych wydarzeń. Trustpilot otrzymuje kopię e-maila z prośbą o opinię wysłanego po wydarzeniu, w tym adres e-mail organizatora, nazwę wydarzenia oraz liczbę gości, zdjęć i filmów. Opinia, którą zdecydujesz się napisać, podlega własnej polityce prywatności Trustpilot.
• Google (Google Ireland Ltd. i Google LLC, USA) – analityka strony oparta na zgodzie, za pośrednictwem Google Analytics 4. Przekazywanie danych opiera się na certyfikacji Google w ramach Data Privacy Framework oraz na standardowych klauzulach umownych. Google Analytics 4 nie rejestruje ani nie przechowuje adresów IP.

Jeśli trafisz do nas z reklamy wyświetlonej w ChatGPT, a analityka jest włączona, informujemy OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA), że reklama doprowadziła do utworzenia darmowego wydarzenia, rozpoczęcia płatności lub zakupu, abyśmy mogli mierzyć skuteczność reklamy. Przesyłamy identyfikator kliknięcia reklamy dodany do linku przez OpenAI, nasz własny identyfikator danego kroku (identyfikator płatności Stripe w przypadku rozpoczęcia płatności lub zakupu, a w przypadku darmowego wydarzenia – kod utworzony na podstawie identyfikatora kliknięcia), wartość i walutę zamówienia, adres strony (nigdy strony wydarzenia ani konta) oraz czas. Nie przesyłamy Twojego imienia i nazwiska, adresu e-mail, adresu IP ani żadnych innych danych kontaktowych. Przekazywanie danych opiera się na certyfikacji OpenAI w ramach Data Privacy Framework oraz na standardowych klauzulach umownych.

Jeśli analityka jest włączona, nasze strony wczytują tag Microsoft Advertising (UET), a Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd., Irlandia, i Microsoft Corporation, USA) otrzymuje dane opisane w pkt 2 pod hasłem „Pomiar reklam przez Microsoft”. Microsoft nie przetwarza ich na nasze polecenie: jest samodzielnym administratorem i wykorzystuje te dane do pomiaru naszych reklam i prowadzenia swojej usługi reklamowej, również we własnych celach, takich jak ulepszanie swoich usług, zgodnie z opisem w Oświadczeniu o ochronie prywatności w firmie Microsoft. Microsoft deklaruje, że nie odsprzedaje tych danych ani nie udostępnia ich innym reklamodawcom. Przekazywanie danych do USA opiera się na certyfikacji Microsoftu w ramach Data Privacy Framework oraz na standardowych klauzulach umownych.

Możemy również ujawniać dane, gdy wymaga tego prawo, na przykład organom podatkowym lub na podstawie ważnego nakazu wydanego zgodnie z prawem.

6. Goście i inne osoby na zdjęciach

Goście przesyłają treści na zaproszenie organizatora. Treści gości wykorzystujemy wyłącznie do obsługi wydarzenia organizatora: wyświetlania ich w galerii wydarzenia, udostępniania organizatorowi do pobrania oraz – w przypadku wydarzeń płatnych – tagowania ich na potrzeby wyszukiwania. Nigdy ich nie publikujemy, nie wykorzystujemy do celów marketingowych ani nie udostępniamy nikomu poza organizatorem i gośćmi danego wydarzenia. Organizator odpowiada za poinformowanie gości, że zbierane są zdjęcia, oraz za uzyskanie wszelkich zgód wymaganych w związku z wydarzeniem.

7. Twoje prawa

Na podstawie RODO masz prawo do:

• dostępu do danych osobowych, które o Tobie przechowujemy, i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), na przykład zdjęcia przedstawiającego Ciebie, które przesłał gość;
• ograniczenia przetwarzania na czas rozpatrywania żądania lub trwania sporu;
• przenoszenia danych dostarczonych nam przez Ciebie, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach, w tym w zakresie rejestru aktywności i pomiaru wydajności;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (analityczne i reklamowe pliki cookie), bez wpływu na przetwarzanie dokonane przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na adres support@eventphoto.io. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca. Jeśli jesteś gościem i chcesz, aby usunięto zdjęcie, podaj nam ID wydarzenia i wskaż plik; organizator może też usunąć je bezpośrednio.

Możesz również wnieść skargę do duńskiego organu ochrony danych, Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Dania, lub do organu nadzorczego w państwie UE lub EOG, w którym mieszkasz.

8. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Używamy niezbędnych plików cookie i powiązanej z nimi pamięci przeglądarki, potrzebnych do logowania, odblokowywania wydarzeń, weryfikacji organizatora, wyboru języka, ciągłości sesji gościa i zapamiętania Twojego wyboru dotyczącego plików cookie. Analityka jest opcjonalna: Google Analytics 4 do pomiaru ruchu, tag Microsoft Advertising i jego pliki cookie do pomiaru naszych reklam w wyszukiwarce Bing i w sieci Microsoftu (pkt 5) oraz – jeśli trafisz do nas z jednej z naszych reklam w ChatGPT – zapamiętanie tego kliknięcia reklamy w Twojej przeglądarce przez 30 dni (pkt 5). Na naszych stronach anglojęzycznych odwiedzający z obu Ameryk (na podstawie strefy czasowej ustawionej w urządzeniu) mają analitykę domyślnie włączoną, bez banera; wszyscy pozostali – dopiero po kliknięciu „Akceptuję”. Każdy może ją wyłączyć w „Ustawieniach cookies”. Poza tagiem Microsoft Advertising nie używamy reklamowych plików cookie ani pikseli marketingowych. Pełna lista znajduje się w Polityce cookies.

9. Bezpieczeństwo

Dane są szyfrowane podczas przesyłania (TLS) oraz w stanie spoczynku u naszego dostawcy przechowywania danych. Galerie wydarzeń są dostępne wyłącznie za pomocą ID wydarzenia oraz – jeśli organizator go ustawi – kodu PIN dla gości; działania organizatora wymagają podpisanego linku organizatora lub zalogowania. Dostęp do systemów produkcyjnych ma wyłącznie operator. Żadna metoda przesyłania ani przechowywania danych nie jest w pełni bezpieczna, dlatego nie możemy zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa.

10. Zmiany niniejszej polityki

Aktualizujemy niniejszą politykę, gdy zmienia się usługa lub prawo, a datę ostatniej aktualizacji podajemy na górze strony. O istotnych zmianach w sposobie wykorzystywania danych organizatorów informujemy e-mailem organizatorów, którzy mają aktywne wydarzenia.