Na afloop stuurt HR een mail, en er komen tien foto's binnen van dezelfde drie collega's

Maak een evenement aan bij Eventphoto.io, laat de code zien op het scherm, op de statafels en bij de bar, en collega's uploaden vanaf hun eigen telefoon. Geen app, geen account, en geen link die HR op maandag nog moet rondsturen. Alles komt in één galerij, en de organisator downloadt via de beheerlink alles in één keer.

Door er twee handelingen van te maken: scannen en kiezen. Laat de code een paar keer op het scherm zien, noem hem bij de opening en zet hem op de statafels — niet alleen bij de ingang, want daar loopt iedereen in dertig seconden langs. Omdat collega's meteen zien wat anderen hebben geüpload, komen er vaak een tweede en derde ronde achteraan.

Wat wij kunnen zeggen is hoe het technisch werkt: Iedereen met de QR-code of de evenementcode ziet dezelfde privégalerij; alleen met jouw persoonlijke beheerlink beheer je het evenement en download je alles in één keer. De galerij is nooit openbaar en staat niet in Google. Uploaden is vrijwillig, dus wie niet op de foto wil, deelt niets, en de organisator kan uploads verwijderen. Zeg er bij de aankondiging duidelijk bij dat collega's elkaars foto's zien — dat is meestal juist de bedoeling, maar het moet niemand verrassen. Of dit binnen jullie eigen beleid past, beoordeelt je eigen privacyverantwoordelijke. Wat bij het bedrijf hoort, nemen wij niet over: wij vragen geen toestemming namens jullie, claimen geen rechten op de foto's en beloven geen AVG-conformiteit. In de praktijk komt het hierop neer: zeg bij de opening waar de foto's voor zijn, spreek met HR of de ondernemingsraad (OR) af wat er op intranet of in de nieuwsbrief komt, en verwijder wat iemand niet in de galerij wil — elke foto, op elk moment.

Gratis: tot 20 foto's per gast, 14 dagen lang. Betaald: € 19,99 eenmalig per evenement, met een onbeperkt aantal foto's en video's per gast en 12 maanden (365 dagen) galerij.

Technisch kan het: de organisator haalt alles op via de beheerlink. Of het mag, hangt af van jullie eigen afspraken — voor herkenbare collega's vraag je toestemming, zeker voor gebruik buiten het bedrijf. Wat het zoeken scheelt: Met het betaalde plan kun je zoeken in foto's: ze krijgen automatisch labels met wat erop staat, zodat je in een volle galerij meteen bij de taart of de speech bent in plaats van eindeloos te scrollen. Die labels zijn Engels — cake, speech, dancing — en ze beschrijven het beeld, niet de personen: gezichtsherkenning zit er niet in. Bij heel grote evenementen stopt het labelen na de eerste vijfhonderd foto's.

Beter dan wat er normaal uit een appgroep komt. Elk bestand wordt bewaard zoals het van de telefoon komt, zonder opnieuw te comprimeren en zonder het formaat te veranderen, ook bij AVIF-foto's van sommige nieuwere Android-toestellen. Wat een telefoon vastlegt, komt er dus ook zo weer uit — geen platgedrukte kopie van een kopie.

Ja. Kantine, feestzaal of bos: collega's hebben alleen hun telefoon en mobiel bereik nodig. Voor een teamuitje zet je de link in de agenda-uitnodiging, dan komen de foto's van de hele dag binnen, ook als er nergens een bordje hangt. Let wel op wanneer je het evenement aanmaakt: op het gratis plan loopt de bewaartermijn vanaf het aanmaken, niet vanaf de dag zelf. Gaat de agenda-uitnodiging weken vooruit, neem dan het betaalde plan; anders maak je het evenement pas in de week van het uitje aan.

Maak het evenement aan in de week van de borrel, zet de QR-code op de statafels en op het scherm bij de kersttoespraak, en collega's scannen en uploaden vanuit de browser van hun telefoon — geen app, geen account, dus ook geen gedoe op een beheerde zakelijke telefoon. Bij een kerstdiner in een restaurant volstaat een kaartje per tafel. Iedereen met de code ziet dezelfde galerij, wat op een kerstborrel meestal precies de bedoeling is; wie organiseert, verwijdert via de beheerlink wat niet verder mag voordat de link de rest van het bedrijf rondgaat. Er na de kerstvakantie in de appgroep om vragen levert vier foto's van het buffet op.

Liever niet: de nieuwjaarsborrel — in Vlaanderen de nieuwjaarsreceptie — valt in de eerste weken van januari, soms in plaats van de eindejaarsborrel, en het is een ander moment met deels andere mensen. Maak er een nieuw evenement met een nieuwe code voor aan, dan blijft de galerij van de kerstborrel apart en overzichtelijk. Doe dat in de week van de borrel zelf, want de termijn van het gratis plan loopt vanaf het aanmaken; moet de code eerder op de uitnodiging, neem dan het betaalde plan. Hetzelfde geldt voor de kick-off in januari: één evenement per gelegenheid.

Ja. Teambuilding, bedrijfsuitje, zomerfeest, personeelsfeest, de afscheidsreceptie of het pensioenfeest van een collega – maak per gelegenheid een eigen evenement aan, dan blijven de galerijen netjes gescheiden. Bij een afscheid of pensioen geef je de collega achteraf de galerijlink of het ZIP-bestand mee: dan blijft het niet in de groepsapp van het werk hangen.

Er zit geen maximum op het aantal gasten. Alleen per gast is er een limiet: 20 foto's met het gratis plan, onbeperkt met het betaalde. Iedereen scant dezelfde code en uploadt vanaf zijn eigen telefoon; niemand hoeft op een ander te wachten.

Niet in oktober voor het kerstfeest. Maak het gratis evenement aan in de week van het feest: de 14 dagen lopen vanaf het moment dat je het evenement aanmaakt, niet vanaf de dag van het feest, dus een evenement dat maanden eerder klaarstaat is allang verlopen voordat de eerste gast scant. Moet de QR-code eerder de deur uit — op de uitnodiging, in het programma, op een gedrukt bord — neem dan het betaalde plan, dat 12 maanden meegaat. Te vroeg begonnen is niet erg zolang het evenement nog bestaat: op het moment dat je upgradet, gaan de 12 maanden in, ook als je dat pas de ochtend na het feest doet.