Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Cloud Ninja Consulting ApS
Apeldoorn Allé 20, 2791 Dragør, Denmark
Mva-nummer: DK46044118
Eventphoto.io er behandlingsansvarlig for behandlingen av personopplysninger som samles inn gjennom tjenesten.
Kontakt: support@eventphoto.io

Denne erklæringen gjelder Eventcam.dk, Eventphoto.io, Eventcam.se, Eventkamera.de, Eventphoto.fr, Eventcamera.es og Eventfoto.it, som er den samme tjenesten med én og samme operatør.

2. Hvilke opplysninger samler vi inn?

• Opplysninger om verten og eventet: vertens e-postadresse, eventets navn, event-ID, privat vertstoken, valgt språk, åpningstidspunkt, plan, utløpsdato og en eventuell valgfri PIN-kode for gjester.
• Opplysninger om vertskonto og organisasjon (brukere av dashbordet): e-postadresse for innlogging, kontospråk og, for organisasjoner, organisasjonens navn, et valgfritt merkenavn, logo og farge samt saldoen for eventkreditter og kjøpsloggen.
• Bedriftsregistrering uten kode: til du bekrefter e-posten, lagres adressen du skrev inn sammen med påloggingskontoen din (til du bekrefter, eller til den ubekreftede registreringen slettes). En ubetalt registrering som aldri bekreftes, slettes omtrent 60 dager etter registreringen; en betalt registrering, også en merket med «Det var ikke meg», lagres sammen med betalingsopplysningene. For å begrense velkomst-e-poster og respektere «Det var ikke meg» lagrer vi en enveis-hash (HMAC) av adressen i 30 dager, aldri selve adressen. Ved en betalt registrering lagres også en hash av en kontrollverdi fra nettleseren i Stripe-betalingen. Rettslig grunnlag: oppfyllelse av avtalen og vår berettigede interesse i å hindre misbruk.
• Opplastet innhold: bilder, videoer, eventuelle valg av forsidebilde og metadata som filtype, størrelse, opplastingstidspunkt og et valgfritt gjestenavn.
• Gjestebokmeldinger: meldingsteksten, det valgfrie gjestenavnet og tidspunktet meldingen ble skrevet, når verten har slått på gjesteboken.
• Identifikatorer for gjesteøkter: en anonym økt-ID som brukes til å knytte opplastinger og gjestebokmeldinger til den samme gjesteenheten og til å håndheve grensene i planen.
• Aktivitetslogg for eventet: en oversikt over handlinger på et event (for eksempel opplastinger, slettinger, nedlastinger, påbegynt oppgradering) med tidspunkt og opplysning om hvorvidt handlingen ble utført av verten eller en gjest, slik at verter kan se hva som har skjedd med eventet sitt, og vi kan undersøke supportsaker. Når analyse er slått på (punkt 8), registrerer vi også hvordan du kom til oss, sammen med et event du oppretter og med hvert kjøp: domenet til nettstedet som henviste deg (eller at du kom fra en av våre egne sider eller tilbake fra betalingssiden), kampanjetaggene i lenken, typen annonseklikk (ikke ID-en) og den første siden du åpnet.
• Betalings- og faktureringsreferanser for betalte planer: Stripe-referanser til økt, kunde, betalingsintensjon (payment intent) og faktura som er nødvendige for å aktivere og dokumentere kjøpet. Stripe oppbevarer kortopplysningene og fakturaadressen; vi ser aldri fullstendige kortnumre.
• Tilgangs- og innloggingsdata: autentiseringsøkter for dashbordet og administrasjonen, opplåsingscookies for PIN-beskyttede eventer og cookies for verifisering av verten ved nedlasting og administrative handlinger.
• Forespørselsdata: IP-adressen din og identifikasjon av nettleseren din brukes i minnet til å begrense misbrukende forespørsler og fremgår av hostingleverandørens kortvarige forespørselslogger. Vi lager ikke profiler ut fra dem.
• Resultater av AI-tagging for betalte planer: hvis et betalt event bruker AI-tagging, lagres tagger utledet fra bildene sammen med opplysningene om de enkelte opplastingene.
• Tilbakemeldinger: hvis du svarer på tilbakemeldingsspørsmålene som det lenkes til fra en tidligere e-post etter eventet, lagres svaret ditt og en eventuell kommentar sammen med eventet.
• Referanse til annonseklikk: hvis du kommer fra en av annonsene våre i ChatGPT og analyse er slått på (punkt 8), kampanjenavnene i annonsens lenke og klikkreferansen som OpenAI har lagt til i lenken. Nettleseren din lagrer dem i 30 dager. Oppretter du et gratis event i den perioden, lagres de til eventet slettes, og starter du en betaling, lagres de sammen med betalingsopplysningene.
• Annonsemåling via Microsoft: hvis analyse er slått på (punkt 8), sender Microsoft Advertising-taggen på sidene våre, for hver side du åpner her, sidens adresse og tittel, siden du kom fra, tekniske opplysninger om nettleseren din (språk, skjermstørrelse, sidens lastetid) og IP-adressen din til Microsoft, sammen med Microsofts ID-er for nettleseren din: ID-ene i Microsofts cookies og, hvis du kom fra en av annonsene våre på Bing eller i Microsofts nettverk, klikk-ID-en som Microsoft har lagt til i annonsens lenke. Dette skjer enten du kom fra en annonse eller ikke.

3. Formål og behandlingsgrunnlag

Personvernforordningen (GDPR) krever et behandlingsgrunnlag for hvert formål:

• Opprettelse og drift av eventet (gjesters opplastinger, gjestebok, tilgang til galleriet, deling via QR-kode, vertens innlogging, nedlastinger, håndtering av forsidebilde og transaksjonelle e-poster som bekreftelser, innloggingslenker, nedlastingskoder, kvitteringer, varsler om første opplasting og påminnelser om utløp): oppfyllelse av avtalen med verten, artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For gjester: vår berettigede interesse i å levere tjenesten verten har bedt om, artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
• Betaling, aktivering og bokføring: oppfyllelse av avtalen, artikkel 6 nr. 1 bokstav b, og vår rettslige forpliktelse til å oppbevare regnskapsmateriale etter den danske bokføringsloven (bogføringsloven), artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
• Sikkerhet og forebygging av misbruk (begrensning av forespørsler, PIN-beskyttelse, verifisering av verten, aktivitetslogg, forespørselslogger): vår berettigede interesse i å beskytte tjenesten og brukerne av den, artikkel 6 nr. 1 bokstav f.
• AI-tagging av bilder på betalte eventer: oppfyllelse av avtalen med verten, artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Taggingen gir beskrivende nøkkelord for søk; den brukes ikke til å identifisere personer og bruker ikke ansiktsgjenkjenning.
• Nettstedsanalyse (Google Analytics 4): ditt samtykke til analyse, artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som på de engelskspråklige sidene våre er slått på som standard for besøkende i Nord- og Sør-Amerika (punkt 8) og ellers gis i cookiebanneret; du kan når som helst slå det av under Cookieinnstillinger nederst på siden.
• Måling av annonsene våre i ChatGPT (punkt 5): ditt samtykke til analyse, artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som på de engelskspråklige sidene våre er slått på som standard for besøkende i Nord- og Sør-Amerika (punkt 8). Slår du av analyse under Cookieinnstillinger, stanses målingen, og oppføringen om annonseklikket i nettleseren din slettes; en referanse som allerede er lagret sammen med et event, beholdes til eventet slettes.
• Måling av annonsene våre på Bing og i Microsofts nettverk (Microsoft Advertising, punkt 5): ditt samtykke til analyse, artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som på de engelskspråklige sidene våre er slått på som standard for besøkende i Nord- og Sør-Amerika (punkt 8). Målingen viser oss hvilke av Microsoft-annonsene våre som fører til besøk og kjøp, slik at vi kan måle dem og bestemme hvor vi annonserer. Slår du av analyse under Cookieinnstillinger, stanses taggen fra da av, og cookiene dens på dette nettstedet slettes.
• Å forstå hvordan eventer og kjøp kommer i stand (hvordan du kom til oss, punkt 2): ditt samtykke til analyse, artikkel 6 nr. 1 bokstav a, som på de engelskspråklige sidene våre er slått på som standard for besøkende i Nord- og Sør-Amerika (punkt 8). Det viser oss hvilke nettsteder, kampanjer og annonser som fører til eventer og salg. Slår du av analyse under Cookieinnstillinger, stanses registreringen fra da av; opplysninger som allerede er registrert, beholdes sammen med eventet til det slettes, og sammen med betalingsdokumentasjonen (punkt 4).
• Måling av nettstedets ytelse (Vercel Speed Insights): vår berettigede interesse i å holde nettstedet raskt, artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Verktøyet sender sidenes lastetider og sidens URL til Vercel; det setter ingen cookies og lagrer ingen identifikator på enheten din.
• Tilbakemeldinger om produktet (svar på de nevnte tilbakemeldingsspørsmålene): vår berettigede interesse i å forbedre tjenesten, artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Det er frivillig å svare.
• E-post om omtale og invitasjoner: etter et betalt event, når minst sju gjester har lastet opp og det ikke har kommet nye opplastinger på to dager, sender vi én e-post til verten og ber om en omtale på Trustpilot; e-posten nevner hvor mange gjester som har delt hvor mange bilder og videoer. Hvilke verter med betalte eventer som får den, avhenger utelukkende av denne opplastingsaktiviteten, aldri av hvordan eventet gikk eller hva de kanskje vil skrive. En kopi av e-posten går til Trustpilot, som deretter sender verten én egen invitasjon omtrent en uke senere. Verter med gratis eventer får den samme e-posten bare hvis vi sender den manuelt, og Trustpilot mottar ingenting fra oss om dem. Eventer som er opprettet fra et koordinator-arbeidsområde, får ingen av delene. Vår berettigede interesse i å samle inn ekte kundeomtaler, artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Det er frivillig å skrive en omtale, og du kan når som helst protestere.

4. Lagring og sletting

Eventets utløp følger den valgte planen:

• Gratis plan: eventet utløper 14 dager etter at det ble opprettet.
• Betalt plan: eventet utløper 365 dager etter at det ble opprettet.

Når et event har utløpt, stanses opplastingene, og galleriet stenges. Deretter sletter en automatisk prosess eventet permanent, inkludert bilder og videoer, gjestebokmeldinger, forsidebilder, nedlastingsarkiver, aktivitetsloggen og selve eventoppføringen; bare en teknisk oversikt over opprettede nedlastingsarkiver (event-ID, størrelser, tidspunkter) og en organisasjons kredittlogg kan beholde event-ID-en. Prosessen kjører én gang i døgnet, så slettingen skjer dagen etter utløpsdatoen, normalt innen 48 timer etter utløpet. Verter kan også når som helst slette et event eller enkeltfiler fra dashbordet, og vi kan slette på forespørsel. Slettet innhold kan ikke gjenopprettes, så last ned det du trenger før utløpsdatoen. Vi sender påminnelser på e-post før utløpet.

Andre kategorier lagres så lenge som angitt her:

• Opplysninger om vertskonto og organisasjon: til du ber oss om å slette kontoen.
• Betalings- og fakturadokumentasjon: 5 år fra utgangen av regnskapsåret da kjøpet ble gjort, slik den danske bokføringsloven (bogføringsloven) krever. Stripe oppbevarer sine egne opplysninger etter sine egne retningslinjer. Er opplysningene om hvordan du kom til oss (punkt 2) registrert sammen med et kjøp, inngår de i dokumentasjonen av betalingen hos Stripe og oppbevares sammen med den, også etter at eventet er slettet.
• Supportkorrespondanse: inntil 2 år etter at saken er avsluttet.
• Svar på tilbakemeldinger: inntil 2 år.
• Forespørselslogger hos hostingleverandøren vår: en kort periode, for tiden noen få dager.
• Analysedata: Google Analytics 4 lagrer data på hendelsesnivå i 14 måneder.
• Annonsemåling via Microsoft: taggens cookies på dette nettstedet varer i 1 dag (_uetsid), 90 dager (_uetmsclkid) og 390 dager (_uetvid), og Microsofts egen cookie MUID i 13 måneder; slår du av analyse, slettes cookiene som ligger på dette nettstedet. Microsoft lagrer opplysningene selskapet mottar via taggen, i 390 dager.

5. Databehandlere og overføringer ut av EU

Vi selger ikke opplysningene dine og deler dem ikke med tredjeparter, med unntak av følgende databehandlere, som handler etter våre instrukser i henhold til databehandleravtaler, og i forbindelse med annonsemålingen som er beskrevet etter listen:

• Supabase Inc. – database, autentisering og fillagring. Prosjektet vårt kjører i Supabase-regionen London (Storbritannia). Storbritannia er omfattet av en beslutning fra EU om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, så det trengs ingen ytterligere garantier.
• Vercel Inc. (USA) – drift av applikasjonen, levering og Speed Insights. Serverfunksjonene våre kjører i Frankfurt; Vercels edge-nettverk og supportsystemer er globale. Overføringene bygger på Vercels sertifisering under EU-US Data Privacy Framework og EUs standard personvernbestemmelser (standardkontraktsklausuler).
• Brevo (Sendinblue SAS, Frankrike) – transaksjonelle e-poster som bekreftelser, innloggingslenker, påminnelser og varsler. Behandlingen skjer i EU.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland, og Stripe Inc., USA) – betalingsbehandling, fakturaer, avgiftsberegning og betalingsrelaterte metadata for betalte planer. Overføringer til USA bygger på Stripes sertifisering under Data Privacy Framework og standard personvernbestemmelser.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. og OpenAI, L.L.C., USA) – AI-tagging av bilder på betalte eventer. Bildene sendes som miniatyrbilder i redusert størrelse via kortvarige lenker; OpenAI behandler dem for å returnere nøkkelord og bruker ikke API-data til å trene modellene sine. Overføringene bygger på OpenAIs sertifisering under Data Privacy Framework og standard personvernbestemmelser.
• Trustpilot A/S (Danmark) – invitasjoner til å skrive omtale for verter med betalte eventer. Trustpilot mottar en kopi av e-posten om omtale som sendes etter eventet, inkludert vertens e-postadresse, eventets navn og antallet gjester, bilder og videoer. En omtale du velger å skrive, behandles etter Trustpilots egen personvernerklæring.
• Google (Google Ireland Ltd. og Google LLC, USA) – samtykkebasert nettstedsanalyse med Google Analytics 4. Overføringene bygger på Googles sertifisering under Data Privacy Framework og standard personvernbestemmelser. Google Analytics 4 verken logger eller lagrer IP-adresser.

Hvis du kommer fra en annonse vist i ChatGPT og analyse er slått på, forteller vi OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) at annonsen førte til et gratis event, en påbegynt betaling eller et kjøp, slik at vi kan måle annonsen. Vi sender annonseklikkreferansen som OpenAI har lagt til i lenken, vår egen ID for det aktuelle trinnet (Stripe-betalingsreferansen for en påbegynt betaling eller et kjøp, en kode utledet fra klikkreferansen for et gratis event), ordreverdien og valutaen, sidens adresse (aldri en event- eller kontoside) og tidspunktet. Vi sender ikke navnet ditt, e-postadressen din, IP-adressen din eller andre kontaktopplysninger. Overføringene bygger på OpenAIs sertifisering under Data Privacy Framework og standard personvernbestemmelser.

Hvis analyse er slått på, laster sidene våre inn Microsoft Advertising-taggen (UET), og Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland, og Microsoft Corporation, USA) mottar opplysningene som er beskrevet i punkt 2 under «Annonsemåling via Microsoft». Microsoft behandler dem ikke etter våre instrukser: Microsoft er selvstendig behandlingsansvarlig og bruker opplysningene til å måle annonsene våre og drive sin annonsetjeneste, også til egne formål som å forbedre tjenestene sine, slik det er beskrevet i Microsofts personvernerklæring. Microsoft oppgir at selskapet ikke videreselger disse opplysningene eller deler dem med andre annonsører. Overføringene til USA bygger på Microsofts sertifisering under Data Privacy Framework og standard personvernbestemmelser.

Vi kan også utlevere opplysninger når loven krever det, for eksempel til skattemyndighetene eller etter et gyldig rettslig pålegg.

6. Gjester og andre personer på bildene

Gjester laster opp innhold etter invitasjon fra verten. Vi bruker gjestenes innhold bare til å gjennomføre vertens event: til å vise det i eventets galleri, til å gjøre det tilgjengelig for verten for nedlasting og, på betalte eventer, til å tagge det for søk. Vi publiserer det aldri, bruker det aldri til markedsføring og deler det aldri med andre enn verten og gjestene på det aktuelle eventet. Verten er ansvarlig for å informere gjestene om at det samles inn bilder, og for å innhente de tillatelsene eventet krever.

7. Rettighetene dine

Etter personvernforordningen har du rett til:

• innsyn i personopplysningene vi har om deg, og til å få en kopi av dem;
• retting av uriktige opplysninger;
• sletting («retten til å bli glemt»), for eksempel av et bilde av deg som en gjest har lastet opp;
• begrensning av behandlingen mens en forespørsel behandles eller en tvist pågår;
• dataportabilitet for opplysningene du har gitt oss, i et maskinlesbart format;
• å protestere mot behandling som bygger på våre berettigede interesser, inkludert aktivitetsloggen og ytelsesmålingen;
• å trekke tilbake samtykket ditt når som helst der behandlingen bygger på samtykke (analyse- og reklamecookies), uten at det påvirker behandling som er utført før tilbaketrekkingen.

Skriv til support@eventphoto.io for å utøve noen av disse rettighetene. Vi svarer innen én måned. Hvis du er gjest og ønsker et bilde fjernet, oppgi event-ID-en og hvilken fil det gjelder; verten kan også fjerne det direkte.

Du kan også klage til den danske tilsynsmyndigheten, Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark, eller til tilsynsmyndigheten i det EU-/EØS-landet der du bor.

8. Cookies og lagring i nettleseren

Vi bruker nødvendige cookies og tilsvarende lagring i nettleseren som trengs for innlogging, opplåsing av eventer, verifisering av verten, valg av språk, kontinuitet i gjesteøkten og for å huske cookievalget ditt. Analyse er valgfri: Google Analytics 4 for trafikkmåling, Microsoft Advertising-taggen og cookiene dens for å måle annonsene våre på Bing og i Microsofts nettverk (punkt 5) og, hvis du kom fra en av annonsene våre i ChatGPT, en oppføring om annonseklikket som lagres i nettleseren din i 30 dager (punkt 5). På de engelskspråklige sidene våre har besøkende i Nord- og Sør-Amerika (ut fra tidssonen som er stilt inn på enheten) analyse slått på som standard, uten banner; alle andre får det bare etter å ha trykket på Godta. Alle kan slå det av under Cookieinnstillinger. Utover Microsoft Advertising-taggen bruker vi ingen reklamecookies eller markedsføringspiksler. Den fullstendige listen står i cookiepolicyen.

9. Sikkerhet

Data krypteres under overføring (TLS) og ved lagring hos lagringsleverandøren vår. Eventgallerier er bare tilgjengelige via event-ID-en og, hvis verten har valgt en, en PIN-kode for gjester; vertshandlinger krever en signert vertslenke eller en innlogging. Tilgang til produksjonssystemene er begrenset til operatøren. Ingen metode for overføring eller lagring er helt sikker, så vi kan ikke garantere absolutt sikkerhet.

10. Endringer i denne erklæringen

Vi oppdaterer denne erklæringen når tjenesten eller regelverket endres, og viser datoen for siste oppdatering øverst. Vesentlige endringer i hvordan vi bruker opplysninger om verter, varsles på e-post til verter med aktive eventer.