Derfor passer det i bryllupspakken og julebordspakken
Et brudepar som sammenligner tre lokaler, velger sjelden ut fra kuvertprisen. De velger det de kan se for seg. «På hvert bord står det en kode, og etter festen har dere alle gjestenes bilder samlet» er en slik setning: konkret, lett å forstå, og den koster dere ingenting ekstra hvis dere starter med et gratis event.
Til julebordet er det firmaet som booker, og ofte HR eller festkomiteen som vil ha bildene til intranettet etterpå. Har dere flere julebord samme kveld, får hvert selskap sitt eget event og sin egen kode, så bildene fra regnskapsbyrået ikke havner hos byggefirmaet ved nabobordet.
Arbeidsflyten endres lite. For hver booking oppretter dere et event, skriver ut koden sammen med resten av trykksakene og legger den der det allerede står noe på bordet. Gjestene installerer ingenting og lager ingen konto, så det kommer heller ingen spørsmål i baren.
Én ting må inn i planleggingen, ellers går det galt: Et event som opprettes med en kreditt, ligger ute i 12 måneder, regnet fra dagen det opprettes og ikke fra festdagen. Deretter slettes alle bilder og videoer. Opprett derfor eventet i ukene før datoen, ikke når bookingen kommer inn.