Pikkujoulujen kuvat yhteen galleriaan – ilman sovellusta

Järjestäjä luo tapahtuman, laittaa QR-koodin pöytiin ja illan ohjelmaan, ja jokainen lisää kuvat suoraan puhelimen selaimesta. Kuvat päätyvät samaan galleriaan – ei yhteistä chattia, johon ne hautautuvat muiden viestien alle, eikä kymmentä eri viestiketjua, joista HR kokoaa niitä tammikuussa.

Ei. QR-koodi avaa tapahtumasivun selaimessa – ei sovellusta, ei tiliä, ei kirjautumista. Se ratkaisee kaksi asiaa kerralla: hallinnoiduissa työpuhelimissa asentaminen voi olla estetty, ja vapaa-ajallaan kukaan ei halua uutta tiliä työnantajan juhlia varten.

Saa. Maksu tapahtuu Stripen maksusivulla, ja vahvistussähköpostissa on linkki laskuun sekä lasku PDF-muodossa. Hinta on 19,99 € kertamaksuna per tapahtuma – ei tilausta, ei kuukausimaksua, ei vuosisopimusta neuvoteltavaksi.

Jokainen, jolla on QR-koodi tai tapahtumakoodi, näkee samat kuvat samassa galleriassa – juuri siksi sitä selataan jo juhlien aikana. Galleria on silti yksityinen: mikään ei ole julkista eikä galleria löydy Googlesta, ja vain sinä hallitset tapahtumaa ja lataat kaiken omalta järjestäjän sivultasi. Tapahtumaa suojaa oletuksena PIN-koodi, jonka jaat vain kutsutuille. Tiedostot ovat Euroopassa, palvelimilla Lontoossa, ja ne poistetaan automaattisesti, kun säilytysaika päättyy. Mitä tallennetaan ja kuinka kauan, lukee tietosuojaselosteessa.

Ne ovat työnantajan asia, emmekä ota niitä hoitaaksemme. Me emme pyydä kenenkään puolesta suostumuksia, emme ota oikeuksia kuviin emmekä anna vaatimustenmukaisuuslupauksia. Käytännössä järjestäjän kannattaa kertoa illan aluksi, mihin kuvia käytetään, sopia luottamusmiehen tai henkilöstön edustajan kanssa intraan päätyvistä kuvista ja poistaa galleriasta ne kuvat, joita joku ei halua jaettavan. Poistaminen onnistuu yksi kuva kerrallaan milloin tahansa.

Voi, yksittäisiä kuvia ja videoita milloin tahansa – esimerkiksi ennen kuin linkki menee koko henkilöstölle. Työntekijä voi poistaa vain omat kuvansa ja videonsa, ei toisten.

Pieneen tiimiin riittää: enintään 20 kuvaa vierasta kohden, vain kuvia, 14 päivän säilytysaika, ei maksukorttia. Isommissa pikkujouluissa kannattaa valita maksullinen paketti, johon kuuluu rajattomasti kuvia ja videoita per vieras ja 12 kuukauden säilytysaika – eli kuvia voi vielä tammikuussa poimia uutiskirjeeseen. Sama palvelu sopii muihinkin firman juhliin: kesäjuhliin, kick-offeihin ja läksiäisiin.

Ei kannata, vaikka tekniikka on sama. Tammikuun kick-off, uuden vuoden avaus tai tammikuulle siirretyt pikkujoulut ovat kukin oma tapahtumansa: luo se juhlaviikolla, niin saat uuden QR-koodin ja oman gallerian, eivätkä kahden eri illan kuvat sekoitu keskenään. Ilmainen joulukuun tapahtuma olisi tammikuuhun mennessä joka tapauksessa vanhentunut, koska 14 päivää lasketaan luomisesta. Kaikki koodin haltijat näkevät kuvat sitä mukaa kuin niitä lisätään; järjestäjä hallitsee galleriaa ja poistaa sopimattomat ennen kuin linkki lähtee koko talolle.

Säilytysaika alkaa siitä hetkestä, kun luot tapahtuman, ei juhlapäivästä. Ilmainen tapahtuma kannattaa siis luoda samalla viikolla – jos koodi menee kutsuun tai painettuun ohjelmaan kuukausia etukäteen, valitse maksullinen paketti, jonka 12 kuukautta kattaa koko odotusajan. Pikkujouluissa raja tulee vastaan tavallista aikaisemmin: pöytäkyltit ja kyltit teetetään usein jo marraskuun alussa, viikkoja ennen itse iltaa, eikä ilmaisen tapahtuman 14 päivän säilytysaika kata sitä väliä – ilmainen tapahtuma ehtii vanhentua ennen illan ensimmäistä glögiä.