Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Cloud Ninja Consulting ApS
Apeldoorn Allé 20, 2791 Dragør, Denmark
Numéro de TVA intracommunautaire : DK46044118
Eventphoto.io est le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées par l'intermédiaire du service.
Contact : support@eventphoto.io

La présente politique s'applique à Eventcam.dk, Eventphoto.io, Eventcam.se, Eventkamera.de, Eventphoto.fr, Eventcamera.es et Eventfoto.it, qui constituent un seul et même service exploité par un seul opérateur.

2. Quelles données collectons-nous ?

• Données de l'hôte et de l'événement : adresse e-mail de l'hôte, nom de l'événement, code de l'événement, jeton privé de l'hôte, langue choisie, heure d'ouverture, offre, date d'expiration et, le cas échéant, code PIN invités facultatif.
• Données du compte hôte et de l'organisation (utilisateurs du tableau de bord) : adresse e-mail de connexion, langue du compte et, pour les organisations, le nom de l'organisation, le nom de marque facultatif, le logo et la couleur, ainsi que le solde de crédits d'événement et l'historique des achats.
• Contenus envoyés : photos, vidéos, sélections facultatives d'image de couverture et métadonnées telles que le type de fichier, la taille, l'heure de l'envoi et le nom facultatif de l'invité.
• Messages du livre d'or : le texte du message, le nom facultatif de l'invité et l'heure de sa rédaction, lorsqu'un hôte a activé le livre d'or.
• Identifiants de session invité : un identifiant de session anonyme qui permet de rattacher les envois et les messages du livre d'or au même appareil invité et de faire respecter les limites de l'offre.
• Journal d'activité de l'événement : un enregistrement des actions effectuées sur un événement (par exemple envois, suppressions, téléchargements, lancement d'un passage à l'offre payante), avec l'heure et l'indication de l'auteur de l'action (hôte ou invité), afin que les hôtes puissent voir ce qui est arrivé à leur événement et que nous puissions examiner les demandes d'assistance.
• Références de paiement et de facturation pour les offres payantes : références Stripe de session, de client, d'intention de paiement et de facture nécessaires pour activer et justifier l'achat. Stripe conserve les données de carte et l'adresse de facturation ; nous ne voyons jamais les numéros de carte complets.
• Données d'accès et de connexion : sessions d'authentification du tableau de bord et de l'administration, cookies de déverrouillage pour les événements protégés par code PIN et cookies de vérification de l'hôte pour les actions de téléchargement et d'administration.
• Données de requête : votre adresse IP et l'identification de votre navigateur sont utilisées en mémoire pour limiter le débit des requêtes abusives et figurent dans les journaux de requêtes de courte durée de notre hébergeur. Nous n'en tirons aucun profil.
• Résultats de l'étiquetage par IA pour les offres payantes : si un événement payant utilise l'étiquetage par IA, des mots-clés dérivés des images sont enregistrés avec les fiches des envois.
• Retours d'expérience : si vous répondez aux questions de retour d'expérience accessibles depuis un e-mail envoyé précédemment après l'événement, votre réponse et votre éventuel commentaire sont enregistrés avec l'événement.
• Référence de clic publicitaire : si vous venez de l'une de nos annonces dans ChatGPT et que la mesure d'audience est activée (section 8), les noms de campagne figurant dans le lien de l'annonce et la référence de clic qu'OpenAI y a ajoutée. Votre navigateur les conserve pendant 30 jours. Un événement gratuit que vous créez pendant cette période les conserve jusqu'à la suppression de l'événement, et une session de paiement que vous ouvrez les enregistre avec la fiche de paiement.

3. Finalités et bases juridiques

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) exige une base juridique pour chaque finalité :

• Création et fonctionnement de l'événement (envois des invités, livre d'or, accès à la galerie, partage par QR code, connexion de l'hôte, téléchargements, gestion de la couverture, e-mails transactionnels tels que confirmations, liens de connexion, codes de téléchargement, reçus, notifications du premier envoi et rappels d'expiration) : exécution du contrat conclu avec l'hôte, art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. Pour les invités : notre intérêt légitime à fournir le service demandé par l'hôte, art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.
• Paiement, activation et comptabilité : exécution du contrat, art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, et notre obligation légale de conserver les pièces comptables en vertu de la loi danoise sur la comptabilité (bogføringsloven), art. 6, paragraphe 1, point c), du RGPD.
• Sécurité et prévention des abus (limitation du débit des requêtes, protection par code PIN, vérification de l'hôte, journal d'activité, journaux de requêtes) : notre intérêt légitime à assurer la sécurité du service et de ses utilisateurs, art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.
• Étiquetage des images par IA pour les événements payants : exécution du contrat conclu avec l'hôte, art. 6, paragraphe 1, point b), du RGPD. L'étiquetage produit des mots-clés descriptifs pour la recherche ; il ne sert pas à identifier des personnes et n'utilise pas la reconnaissance faciale.
• Mesure d'audience du site (Google Analytics 4) : votre consentement à la mesure d'audience, art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD, activé par défaut pour les visiteurs des Amériques sur nos pages en anglais (section 8) et, dans les autres cas, donné dans le bandeau cookies ; vous pouvez le désactiver à tout moment via « Paramètres des cookies » en pied de page.
• Mesure de nos annonces dans ChatGPT (section 5) : votre consentement à la mesure d'audience, art. 6, paragraphe 1, point a), du RGPD, activé par défaut pour les visiteurs des Amériques sur nos pages en anglais (section 8). Désactiver la mesure d'audience dans « Paramètres des cookies » y met fin et supprime l'entrée de clic publicitaire dans votre navigateur ; une référence déjà enregistrée avec un événement est conservée jusqu'à la suppression de l'événement.
• Mesure des performances du site (Vercel Speed Insights) : notre intérêt légitime à garder un site rapide, art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Cet outil envoie à Vercel les temps de chargement et l'URL de la page ; il ne dépose aucun cookie et n'enregistre aucun identifiant sur votre appareil.
• Retours sur le produit (réponses à ces questions de retour d'expérience) : notre intérêt légitime à améliorer le service, art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Répondre est facultatif.
• E-mail de demande d'avis et invitations : après un événement payant, dès qu'au moins sept invités ont envoyé des contenus et qu'aucun envoi n'a eu lieu depuis deux jours, nous envoyons une seule fois un e-mail à l'hôte pour lui demander un avis sur Trustpilot ; l'e-mail indique combien d'invités ont partagé combien de photos et de vidéos. Le choix des hôtes d'événements payants qui le reçoivent dépend uniquement de cette activité d'envoi, jamais du déroulement de l'événement ni de ce qu'ils pourraient dire. Une copie en est transmise à Trustpilot, qui envoie ensuite à l'hôte, environ une semaine plus tard, une seule invitation de sa part. Les hôtes d'événements gratuits ne reçoivent le même e-mail que si nous l'envoyons manuellement, et Trustpilot ne reçoit rien de notre part les concernant. Les événements créés depuis un espace coordinateur ne reçoivent ni l'un ni l'autre. Base juridique : notre intérêt légitime à recueillir des avis clients authentiques, art. 6, paragraphe 1, point f), du RGPD. Rédiger un avis est facultatif, et vous pouvez vous y opposer à tout moment.

4. Durée de conservation et suppression

L'expiration de l'événement dépend de l'offre choisie :

• Offre gratuite : l'événement expire 14 jours après sa création.
• Offre payante : l'événement expire 365 jours après sa création.

Lorsqu'un événement a expiré, les envois s'arrêtent et la galerie ferme. Une tâche automatique supprime ensuite définitivement l'événement, ses photos et vidéos, les messages du livre d'or, les images de couverture, les archives de téléchargement, le journal d'activité et la fiche de l'événement elle-même ; seuls un enregistrement technique des générations d'archives de téléchargement (code de l'événement, tailles, durées) et l'historique des crédits d'une organisation peuvent conserver le code de l'événement. Cette tâche s'exécute une fois par jour : la suppression a donc lieu le lendemain de la date d'expiration, normalement dans les 48 heures suivant l'expiration. Les hôtes peuvent aussi supprimer à tout moment un événement ou des fichiers individuels depuis le tableau de bord, et nous pouvons procéder à une suppression sur demande. Les contenus supprimés ne peuvent pas être restaurés : téléchargez donc ce dont vous avez besoin avant la date d'expiration. Nous envoyons des e-mails de rappel avant l'expiration.

Les autres catégories de données sont conservées pendant les durées indiquées ici :

• Données du compte hôte et de l'organisation : jusqu'à ce que vous nous demandiez de supprimer le compte.
• Données de paiement et factures : 5 ans à compter de la fin de l'exercice comptable de l'achat, comme l'exige la loi danoise sur la comptabilité (bogføringsloven). Stripe conserve ses propres données selon sa propre politique.
• Échanges avec l'assistance : jusqu'à 2 ans après la clôture de la demande.
• Réponses aux questions de retour d'expérience : jusqu'à 2 ans.
• Journaux de requêtes chez notre hébergeur : une courte période, actuellement quelques jours.
• Données de mesure d'audience : Google Analytics 4 conserve les données au niveau des événements Google Analytics pendant 14 mois.

5. Sous-traitants et transferts hors de l'UE

Nous ne vendons pas vos informations et ne les partageons pas avec des tiers, à l'exception des sous-traitants suivants, qui agissent sur nos instructions dans le cadre de contrats de sous-traitance :

• Supabase Inc. – base de données, authentification et stockage de fichiers. Notre projet est hébergé dans la région de Londres de Supabase (Royaume-Uni). Le Royaume-Uni bénéficie d'une décision d'adéquation de l'UE ; aucune garantie supplémentaire n'est donc nécessaire.
• Vercel Inc. (États-Unis) – hébergement et diffusion de l'application, ainsi que Speed Insights. Nos fonctions serveur s'exécutent à Francfort ; le réseau périphérique (edge) et les systèmes d'assistance de Vercel sont répartis dans le monde entier. Les transferts reposent sur la certification de Vercel au titre du cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) et sur les clauses contractuelles types de l'UE.
• Brevo (Sendinblue SAS, France) – e-mails transactionnels tels que confirmations, liens de connexion, rappels et notifications. Traitement dans l'UE.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlande, et Stripe Inc., États-Unis) – traitement des paiements, factures, calcul des taxes et métadonnées liées aux paiements pour les offres payantes. Les transferts vers les États-Unis reposent sur la certification de Stripe au titre du Data Privacy Framework et sur des clauses contractuelles types.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. et OpenAI, L.L.C., États-Unis) – étiquetage des images par IA pour les événements payants. Les photos sont envoyées sous forme de miniatures de taille réduite via des liens de courte durée ; OpenAI les traite pour renvoyer des mots-clés et n'utilise pas les données de l'API pour entraîner ses modèles. Les transferts reposent sur la certification d'OpenAI au titre du Data Privacy Framework et sur des clauses contractuelles types.
• Trustpilot A/S (Danemark) – invitations à laisser un avis, envoyées aux hôtes d'événements payants. Trustpilot reçoit une copie de l'e-mail de demande d'avis envoyé après l'événement, y compris l'adresse e-mail de l'hôte, le nom de l'événement et le nombre d'invités, de photos et de vidéos qu'il comporte. Un avis que vous choisissez de rédiger est traité selon la politique de confidentialité propre à Trustpilot.
• Google (Google Ireland Ltd. et Google LLC, États-Unis) – mesure d'audience du site fondée sur le consentement, au moyen de Google Analytics 4. Les transferts reposent sur la certification de Google au titre du Data Privacy Framework et sur des clauses contractuelles types. Google Analytics 4 n'enregistre ni ne conserve les adresses IP.

Si vous venez d'une annonce diffusée dans ChatGPT et que la mesure d'audience est activée, nous indiquons à OpenAI (OpenAI, L.L.C., États-Unis) que l'annonce a abouti à un événement gratuit, à une session de paiement ou à un achat, afin de pouvoir mesurer les résultats de l'annonce. Nous transmettons la référence de clic publicitaire qu'OpenAI a ajoutée au lien, notre propre identifiant pour cette étape (la référence de paiement Stripe pour une session de paiement ou un achat, un code dérivé de la référence de clic pour un événement gratuit), le montant et la devise de la commande, l'adresse de la page (jamais une page d'événement ou de compte) et l'heure. Nous ne transmettons ni votre nom, ni votre adresse e-mail, ni votre adresse IP, ni aucune autre coordonnée. Les transferts reposent sur la certification d'OpenAI au titre du Data Privacy Framework et sur des clauses contractuelles types.

Nous pouvons également communiquer des données lorsque la loi l'exige, par exemple à l'administration fiscale ou en exécution d'une injonction légalement valable.

6. Invités et autres personnes figurant sur les photos

Les invités envoient des contenus à l'invitation de l'hôte. Nous utilisons les contenus des invités uniquement pour faire fonctionner l'événement de l'hôte : les afficher dans la galerie de l'événement, les mettre à la disposition de l'hôte pour téléchargement et, pour les événements payants, les étiqueter pour la recherche. Nous ne les publions jamais, ne les utilisons pas à des fins marketing et ne les partageons avec personne d'autre que l'hôte et les invités de cet événement. Il appartient à l'hôte d'informer les invités que des photos sont collectées et d'obtenir les autorisations que l'événement requiert.

7. Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez :

• du droit d'accès aux données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et d'en recevoir une copie ;
• du droit de rectification des données inexactes ;
• du droit à l'effacement (« droit à l'oubli »), par exemple d'une photo de vous envoyée par un invité ;
• du droit à la limitation du traitement pendant l'examen d'une demande ou tant qu'un litige est en cours ;
• du droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies, dans un format lisible par machine ;
• du droit d'opposition au traitement fondé sur nos intérêts légitimes, y compris le journal d'activité et la mesure des performances ;
• du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement (cookies de mesure d'audience), sans que cela affecte le traitement effectué avant le retrait.

Écrivez à support@eventphoto.io pour exercer l'un de ces droits. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si vous êtes un invité et souhaitez qu'une photo soit retirée, indiquez-nous le code de l'événement et le fichier concerné ; l'hôte peut aussi la retirer directement.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité danoise de protection des données, Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danemark, ou auprès de l'autorité de contrôle du pays de l'UE ou de l'EEE où vous résidez.

8. Cookies et stockage dans le navigateur

Nous utilisons des cookies nécessaires et des moyens de stockage associés dans le navigateur, indispensables à la connexion, au déverrouillage des événements, à la vérification de l'hôte, au choix de la langue, à la continuité de la session invité et à la mémorisation de votre choix en matière de cookies. La mesure d'audience est facultative : Google Analytics 4 pour mesurer la fréquentation et, si vous venez de l'une de nos annonces dans ChatGPT, la mémorisation de ce clic publicitaire dans votre navigateur pendant 30 jours (section 5). Sur nos pages en anglais, la mesure d'audience est activée par défaut, sans bandeau, pour les visiteurs des Amériques (déterminés d'après le fuseau horaire réglé sur l'appareil) ; pour tous les autres, elle ne l'est qu'après un clic sur « Accepter ». Chacun peut la désactiver dans « Paramètres des cookies ». Nous n'utilisons ni cookies publicitaires ni pixels marketing. La liste complète figure dans la politique de cookies.

9. Sécurité

Les données sont chiffrées en transit (TLS) et au repos chez notre fournisseur de stockage. Les galeries d'événement ne sont accessibles qu'au moyen du code de l'événement et, si l'hôte en définit un, d'un code PIN invités ; les actions de l'hôte nécessitent un lien d'hôte signé ou une connexion. L'accès aux systèmes de production est réservé à l'exploitant. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sûre ; nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

10. Modifications de la présente politique

Nous mettons à jour la présente politique lorsque le service ou la loi évolue, et nous indiquons en haut de page la date de la dernière mise à jour. Les modifications importantes de la manière dont nous utilisons les données des hôtes sont annoncées par e-mail aux hôtes ayant des événements actifs.