Politica de confidențialitate

1. Operatorul de date

Cloud Ninja Consulting ApS
Apeldoorn Allé 20, 2791 Dragør, Denmark
Cod de TVA: DK46044118
Eventphoto.io este operatorul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal colectate prin intermediul serviciului.
Contact: support@eventphoto.io

Această politică se aplică site-urilor Eventcam.dk, Eventphoto.io, Eventcam.se, Eventkamera.de, Eventphoto.fr, Eventcamera.es și Eventfoto.it, care reprezintă același serviciu, oferit de un singur furnizor.

2. Ce informații colectăm?

• Detalii despre gazdă și eveniment: adresa de e-mail a gazdei, numele evenimentului, ID-ul evenimentului, tokenul privat al gazdei, limba selectată, ora deschiderii, planul, data expirării și eventualul PIN pentru invitați.
• Datele contului gazdei și ale organizației (utilizatorii panoului de control): e-mailul de autentificare, limba contului și, pentru organizații, numele organizației, numele opțional al mărcii, sigla și culoarea, precum și soldul creditelor de evenimente și istoricul achizițiilor.
• Înscriere de firmă fără cod: până îți confirmi adresa, adresa introdusă este păstrată împreună cu contul tău de autentificare (până la confirmare sau până la ștergerea înscrierii neconfirmate). O înscriere neplătită care nu este confirmată niciodată se șterge la aproximativ 60 de zile după înscriere; una plătită, inclusiv una marcată cu „Nu am fost eu”, se păstrează împreună cu înregistrarea plății. Pentru a limita e-mailurile de bun venit și a respecta „Nu am fost eu”, păstrăm 30 de zile un hash unidirecțional (HMAC) al adresei, niciodată adresa. La o înscriere plătită, în plata Stripe se salvează și un hash al unei valori de control din browser. Temei legal: executarea contractului și interesul nostru legitim de a preveni abuzurile.
• Conținut încărcat: fotografii, clipuri video, alegerile opționale ale imaginii de copertă și metadate precum tipul fișierului, dimensiunea, ora încărcării și numele opțional al invitatului.
• Mesaje din cartea de oaspeți: textul mesajului, numele opțional al invitatului și momentul în care a fost scris, atunci când gazda a activat cartea de oaspeți.
• Identificatori de sesiune ai invitaților: un identificator anonim de sesiune, folosit pentru a menține încărcările și mesajele din cartea de oaspeți legate de același dispozitiv al invitatului și pentru a aplica limitele planului.
• Jurnalul de activitate al evenimentului: o evidență a acțiunilor efectuate asupra unui eveniment (de exemplu încărcări, ștergeri, descărcări, inițierea trecerii la planul plătit), cu ora și cu informația dacă acțiunea a fost efectuată de gazdă sau de un invitat, pentru ca gazdele să poată vedea ce s-a întâmplat cu evenimentul lor și pentru ca noi să putem investiga solicitările de asistență. Atunci când analiza este activată (secțiunea 8), înregistrăm, împreună cu un eveniment pe care îl creezi și cu orice achiziție, și modul în care ai ajuns la noi: domeniul site-ului de pe care ai venit (sau faptul că ai venit de pe una dintre paginile noastre ori te-ai întors de pe pagina de plată), parametrii de campanie din link, tipul de clic pe reclamă (nu ID-ul acestuia) și prima pagină pe care ai deschis-o.
• Referințe de plată și facturare pentru planurile plătite: referințele Stripe pentru sesiune, client, intenția de plată (payment intent) și factură, necesare pentru activarea și documentarea achiziției. Stripe păstrează datele cardului și adresa de facturare; nu vedem niciodată numerele complete ale cardurilor.
• Date de acces și autentificare: sesiuni de autentificare în panoul de control și în zona de administrare, cookie-uri de deblocare pentru evenimentele protejate prin PIN și cookie-uri de verificare a gazdei pentru descărcări și acțiuni de administrare.
• Date despre cereri: adresa ta IP și identificarea browserului sunt folosite în memorie pentru a limita frecvența cererilor abuzive și apar în jurnalele de cereri ale furnizorului nostru de găzduire, păstrate pentru scurt timp. Nu creăm profiluri pe baza lor.
• Rezultatele etichetării AI pentru planurile plătite: dacă un eveniment plătit folosește etichetarea AI, etichetele derivate din imagini sunt stocate în înregistrările încărcărilor.
• Feedback: dacă răspunzi la întrebările de feedback deschise din linkul unui e-mail trimis anterior, după eveniment, răspunsul tău și eventualul comentariu sunt stocate împreună cu evenimentul.
• Referința clicului pe reclamă: dacă ajungi la noi de la una dintre reclamele noastre din ChatGPT și analiza este activată (secțiunea 8), numele campaniilor din linkul reclamei și referința de clic adăugată de OpenAI în acesta. Browserul tău le păstrează timp de 30 de zile. Un eveniment gratuit pe care îl creezi în acest interval le stochează până la ștergerea evenimentului, iar o plată pe care o inițiezi le stochează împreună cu înregistrarea plății.
• Măsurarea reclamelor prin Microsoft: dacă analiza este activată (secțiunea 8), eticheta Microsoft Advertising de pe paginile noastre trimite către Microsoft, pentru fiecare pagină pe care o deschizi aici, adresa și titlul paginii, pagina de pe care ai venit, date tehnice despre browserul tău (limba, dimensiunea ecranului, timpul de încărcare a paginii) și adresa ta IP, împreună cu identificatorii pe care Microsoft îi asociază browserului tău: cei din cookie-urile Microsoft și, dacă ai venit de la una dintre reclamele noastre de pe Bing sau din rețeaua Microsoft, ID-ul de clic pe care Microsoft l-a adăugat în linkul reclamei. Acest lucru se întâmplă indiferent dacă ai venit sau nu de la o reclamă.

3. Scopurile și temeiul juridic

Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD) impune un temei juridic pentru fiecare scop:

• Crearea și funcționarea evenimentului (încărcările invitaților, cartea de oaspeți, accesul la galerie, partajarea prin cod QR, autentificarea gazdei, descărcările, gestionarea copertei, e-mailurile tranzacționale precum confirmări, linkuri de autentificare, coduri de descărcare, chitanțe, notificări privind prima încărcare și mementouri privind expirarea): executarea contractului cu gazda, art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD. Pentru invitați, interesul nostru legitim de a furniza serviciul solicitat de gazdă, art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD.
• Plată, activare și contabilitate: executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD, și obligația noastră legală de a păstra evidențe contabile în temeiul legii daneze a contabilității (bogføringsloven), art. 6 alin. (1) lit. (c) din RGPD.
• Securitate și prevenirea abuzurilor (limitarea frecvenței cererilor, protecția prin PIN, verificarea gazdei, jurnalul de activitate, jurnalele de cereri): interesul nostru legitim de a menține siguranța serviciului și a utilizatorilor săi, art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD.
• Etichetarea AI a imaginilor pentru evenimentele plătite: executarea contractului cu gazda, art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD. Etichetarea generează cuvinte-cheie descriptive pentru căutare; nu este folosită pentru a identifica persoane și nu folosește recunoașterea facială.
• Analiza traficului pe site (Google Analytics 4): consimțământul tău pentru analiză, art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD, care este activat implicit pentru vizitatorii din cele două Americi pe paginile noastre în limba engleză (secțiunea 8) și, în rest, este dat în bannerul de cookie-uri; îl poți dezactiva oricând din „Setări cookie-uri” din subsolul paginii.
• Măsurarea reclamelor noastre din ChatGPT (secțiunea 5): consimțământul tău pentru analiză, art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD, care este activat implicit pentru vizitatorii din cele două Americi pe paginile noastre în limba engleză (secțiunea 8). Dezactivarea analizei din „Setări cookie-uri” oprește măsurarea și șterge intrarea privind clicul pe reclamă din browserul tău; o referință deja stocată împreună cu un eveniment rămâne până la ștergerea evenimentului.
• Măsurarea reclamelor noastre de pe Bing și din rețeaua Microsoft (Microsoft Advertising, secțiunea 5): consimțământul tău pentru analiză, art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD, care este activat implicit pentru vizitatorii din cele două Americi pe paginile noastre în limba engleză (secțiunea 8). Ne arată care dintre reclamele noastre Microsoft duc la vizite și achiziții, ca să le putem măsura și să decidem unde facem publicitate. Dezactivarea analizei din „Setări cookie-uri” oprește eticheta din acel moment și îi șterge cookie-urile de pe acest site.
• Înțelegerea modului în care iau naștere evenimentele și achizițiile (modul în care ai ajuns la noi, secțiunea 2): consimțământul tău pentru analiză, art. 6 alin. (1) lit. (a) din RGPD, care este activat implicit pentru vizitatorii din cele două Americi pe paginile noastre în limba engleză (secțiunea 8). Astfel aflăm ce site-uri, campanii și reclame duc la evenimente și vânzări. Dezactivarea analizei din „Setări cookie-uri” oprește înregistrarea începând din acel moment; datele deja înregistrate rămân stocate împreună cu evenimentul până la ștergerea acestuia, precum și în evidența plății (secțiunea 4).
• Măsurarea performanței web (Vercel Speed Insights): interesul nostru legitim de a menține site-ul rapid, art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD. Instrumentul trimite către Vercel timpii de încărcare a paginilor și adresa URL a paginii; nu setează cookie-uri și nu stochează niciun identificator pe dispozitivul tău.
• Feedback despre produs (răspunsurile la întrebările de feedback menționate): interesul nostru legitim de a îmbunătăți serviciul, art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD. Răspunsul este voluntar.
• E-mailul de solicitare a unei recenzii și invitațiile: după un eveniment plătit, odată ce cel puțin șapte invitați au încărcat fișiere și nu au mai existat încărcări timp de două zile, îi trimitem gazdei o singură dată un e-mail prin care îi cerem o recenzie pe Trustpilot; e-mailul menționează câți invitați au partajat câte fotografii și clipuri video. Care dintre gazdele evenimentelor plătite îl primesc depinde exclusiv de această activitate de încărcare, niciodată de felul în care a decurs evenimentul sau de ce ar putea spune acestea. O copie a e-mailului ajunge la Trustpilot, care îi trimite apoi gazdei, după aproximativ o săptămână, o singură invitație proprie. Gazdele evenimentelor gratuite primesc același e-mail doar dacă îl trimitem manual, iar în cazul lor Trustpilot nu primește nimic de la noi. Evenimentele create dintr-un spațiu de lucru al coordonatorului nu primesc niciunul dintre ele. Interesul nostru legitim de a colecta recenzii autentice de la clienți, art. 6 alin. (1) lit. (f) din RGPD. Scrierea unei recenzii este voluntară și te poți opune oricând.

4. Păstrarea și ștergerea datelor

Expirarea evenimentului depinde de planul ales:

• Plan gratuit: evenimentul expiră la 14 zile de la creare.
• Plan plătit: evenimentul expiră la 365 de zile de la creare.

După expirarea unui eveniment, încărcările se opresc, iar galeria se închide. Un proces automat șterge apoi definitiv evenimentul, fotografiile și clipurile sale video, mesajele din cartea de oaspeți, imaginile de copertă, arhivele de descărcare, jurnalul de activitate și chiar înregistrarea evenimentului; doar o evidență tehnică a generării arhivelor de descărcare (ID-ul evenimentului, dimensiuni, durate) și istoricul creditelor unei organizații pot păstra ID-ul evenimentului. Procesul rulează o dată pe zi, astfel încât ștergerea are loc în ziua de după data expirării, de regulă în termen de 48 de ore de la expirare. Gazdele pot, de asemenea, să șteargă oricând un eveniment sau fișiere individuale din panoul de control, iar noi putem face ștergerea la cerere. Conținutul șters nu poate fi restaurat, așa că descarcă tot ce îți trebuie înainte de data expirării. Înainte de expirare trimitem e-mailuri de reamintire.

Celelalte categorii de date sunt păstrate pe durata indicată aici:

• Datele contului gazdei și ale organizației: până când ne ceri să ștergem contul.
• Evidențele plăților și facturile: 5 ani de la sfârșitul exercițiului financiar în care a avut loc achiziția, conform legii daneze a contabilității. Stripe își păstrează propriile evidențe conform propriei politici. Dacă modul în care ai ajuns la noi a fost înregistrat împreună cu o achiziție (secțiunea 2), acesta face parte din evidența plății respective la Stripe și se păstrează împreună cu ea, inclusiv după ștergerea evenimentului.
• Corespondența cu asistența: până la 2 ani după închiderea solicitării.
• Răspunsurile de feedback: până la 2 ani.
• Jurnalele de cereri la furnizorul nostru de găzduire: o perioadă scurtă, în prezent câteva zile.
• Datele de analiză: Google Analytics 4 păstrează datele la nivelul evenimentelor de analiză timp de 14 luni.
• Măsurarea reclamelor prin Microsoft: cookie-urile etichetei de pe acest site sunt valabile 1 zi (_uetsid), 90 de zile (_uetmsclkid) și 390 de zile (_uetvid), iar cookie-ul propriu al Microsoft MUID 13 luni; dezactivarea analizei șterge cookie-urile aflate pe acest site. Microsoft păstrează timp de 390 de zile datele pe care le primește prin etichetă.

5. Persoane împuternicite și transferuri în afara UE

Nu vindem informațiile tale și nu le partajăm cu terți, cu excepția următoarelor persoane împuternicite de operator, care acționează conform instrucțiunilor noastre în baza unor acorduri de prelucrare a datelor, și a măsurării reclamelor descrise după listă:

• Supabase Inc. – bază de date, autentificare și stocare de fișiere. Proiectul nostru rulează în regiunea Londra a Supabase (Regatul Unit). Regatul Unit face obiectul unei decizii a UE privind caracterul adecvat, așa că nu este necesară nicio garanție suplimentară.
• Vercel Inc. (SUA) – găzduirea aplicației, livrarea conținutului și Speed Insights. Funcțiile noastre de server rulează la Frankfurt; rețeaua edge și sistemele de asistență ale Vercel sunt globale. Transferurile se bazează pe certificarea Vercel în temeiul Cadrului UE-SUA privind protecția datelor (EU-US Data Privacy Framework) și pe clauzele contractuale standard ale UE.
• Brevo (Sendinblue SAS, Franța) – e-mailuri tranzacționale precum confirmări, linkuri de autentificare, mementouri și notificări. Prelucrarea are loc în UE.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanda, și Stripe Inc., SUA) – procesarea plăților, facturi, calculul taxelor și metadate legate de plăți pentru planurile plătite. Transferurile către SUA se bazează pe certificarea Stripe în temeiul Data Privacy Framework și pe clauze contractuale standard.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. și OpenAI, L.L.C., SUA) – etichetarea AI a imaginilor pentru evenimentele plătite. Fotografiile sunt trimise ca miniaturi de dimensiuni reduse, prin linkuri de scurtă durată; OpenAI le prelucrează pentru a returna cuvinte-cheie și nu folosește datele transmise prin API pentru a-și antrena modelele. Transferurile se bazează pe certificarea OpenAI în temeiul Data Privacy Framework și pe clauze contractuale standard.
• Trustpilot A/S (Danemarca) – invitații la recenzii pentru gazdele evenimentelor plătite. Primește o copie a e-mailului de solicitare a recenziei trimis după eveniment, inclusiv adresa de e-mail a gazdei, numele evenimentului și numărul de invitați, fotografii și clipuri video din acesta. O recenzie pe care alegi să o scrii este tratată conform propriei politici de confidențialitate a Trustpilot.
• Google (Google Ireland Ltd. și Google LLC, SUA) – analiza traficului pe site, pe bază de consimțământ, prin Google Analytics 4. Transferurile se bazează pe certificarea Google în temeiul Data Privacy Framework și pe clauze contractuale standard. Google Analytics 4 nu înregistrează și nu stochează adrese IP.

Dacă ajungi la noi de la o reclamă afișată în ChatGPT și analiza este activată, îi comunicăm OpenAI (OpenAI, L.L.C., SUA) că reclama a dus la un eveniment gratuit, la inițierea unei plăți sau la o achiziție, pentru a putea măsura reclama. Trimitem referința de clic adăugată de OpenAI în link, propriul nostru ID pentru acel pas (referința de plată Stripe pentru o plată inițiată sau o achiziție, un cod derivat din referința de clic pentru un eveniment gratuit), valoarea și moneda comenzii, adresa paginii (niciodată o pagină de eveniment sau de cont) și ora. Nu trimitem numele tău, adresa de e-mail, adresa IP sau alte date de contact. Transferurile se bazează pe certificarea OpenAI în temeiul Data Privacy Framework și pe clauze contractuale standard.

Dacă analiza este activată, paginile noastre încarcă eticheta Microsoft Advertising (UET), iar Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd., Irlanda, și Microsoft Corporation, SUA) primește datele descrise în secțiunea 2 la „Măsurarea reclamelor prin Microsoft”. Microsoft nu le prelucrează conform instrucțiunilor noastre: este operator independent și folosește datele pentru a măsura reclamele noastre și a-și furniza serviciul de publicitate, inclusiv în scopuri proprii, cum ar fi îmbunătățirea serviciilor sale, așa cum se descrie în Angajamentul de respectare a confidențialității Microsoft. Microsoft declară că nu revinde aceste date și nu le partajează cu alți agenți de publicitate. Transferurile către SUA se bazează pe certificarea Microsoft în temeiul Data Privacy Framework și pe clauze contractuale standard.

Putem divulga date și atunci când legea o impune, de exemplu autorităților fiscale sau în baza unui ordin valabil emis conform legii.

6. Invitații și alte persoane din fotografii

Invitații încarcă conținut la invitația gazdei. Folosim conținutul invitaților doar pentru desfășurarea evenimentului gazdei: afișarea lui în galeria evenimentului, punerea lui la dispoziția gazdei pentru descărcare și, pentru evenimentele plătite, etichetarea lui pentru căutare. Nu îl publicăm niciodată, nu îl folosim în scopuri de marketing și nu îl partajăm cu nimeni în afară de gazdă și de invitații acelui eveniment. Gazdei îi revine responsabilitatea de a-i informa pe invitați că se colectează fotografii și de a obține orice permisiuni pe care le impune evenimentul.

7. Drepturile tale

În temeiul RGPD, ai dreptul:

• de acces la datele cu caracter personal pe care le deținem despre tine și de a primi o copie a acestora;
• la rectificarea datelor inexacte;
• la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), de exemplu a unei fotografii cu tine încărcate de un invitat;
• la restricționarea prelucrării cât timp o cerere este în curs de soluționare sau o contestație nu a fost încă soluționată;
• la portabilitatea datelor pe care ni le-ai furnizat, într-un format care poate fi citit automat;
• la opoziție față de prelucrarea întemeiată pe interesele noastre legitime, inclusiv jurnalul de activitate și măsurarea performanței;
• de a-ți retrage consimțământul oricând, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ (cookie-uri de analiză și de publicitate), fără a afecta prelucrarea efectuată înainte de retragere.

Scrie-ne la support@eventphoto.io pentru a-ți exercita oricare dintre aceste drepturi. Răspundem în termen de o lună. Dacă ești invitat și vrei să fie eliminată o fotografie, comunică-ne ID-ul evenimentului și fișierul în cauză; gazda o poate elimina și direct.

De asemenea, poți depune o plângere la autoritatea daneză pentru protecția datelor, Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danemarca, sau la autoritatea de supraveghere din țara UE sau SEE în care locuiești.

8. Cookie-uri și stocarea în browser

Folosim cookie-uri necesare și stocarea asociată în browser, de care avem nevoie pentru autentificare, deblocarea evenimentelor, verificarea gazdei, alegerea limbii, continuitatea sesiunii invitatului și memorarea opțiunii tale privind cookie-urile. Analiza este opțională: Google Analytics 4 pentru măsurarea traficului, eticheta Microsoft Advertising și cookie-urile ei pentru măsurarea reclamelor noastre de pe Bing și din rețeaua Microsoft (secțiunea 5) și, dacă ai venit de la una dintre reclamele noastre din ChatGPT, memorarea acelui clic pe reclamă în browserul tău timp de 30 de zile (secțiunea 5). Pe paginile noastre în limba engleză, vizitatorii din cele două Americi (în funcție de fusul orar setat pe dispozitiv) au analiza activată implicit, fără banner; toți ceilalți o au doar după ce apasă „Accept”. Oricine o poate dezactiva din „Setări cookie-uri”. În afară de eticheta Microsoft Advertising, nu folosim cookie-uri de publicitate sau pixeli de marketing. Lista completă se află în Politica de cookie-uri.

9. Securitate

Datele sunt criptate în tranzit (TLS) și în repaus la furnizorul nostru de stocare. Galeriile evenimentelor sunt accesibile doar prin ID-ul evenimentului și, dacă gazda setează unul, printr-un PIN pentru invitați; acțiunile gazdei necesită un link semnat al gazdei sau autentificare. Accesul la sistemele de producție este limitat la furnizorul serviciului. Nicio metodă de transmitere sau stocare nu este complet sigură, așa că nu putem garanta securitatea absolută.

10. Modificări ale acestei politici

Actualizăm această politică atunci când se schimbă serviciul sau legislația și afișăm data ultimei actualizări în partea de sus. Modificările importante privind modul în care folosim datele gazdelor sunt anunțate prin e-mail gazdelor care au evenimente active.