Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Cloud Ninja Consulting ApS
Apeldoorn Allé 20, 2791 Dragør, Denmark
Momsnummer: DK46044118
Eventphoto.io er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, der indsamles via tjenesten.
Kontakt: support@eventphoto.io

Denne politik omfatter Eventcam.dk, Eventphoto.io, Eventcam.se, Eventkamera.de, Eventphoto.fr, Eventcamera.es og Eventfoto.it, som er den samme tjeneste med én og samme udbyder.

2. Hvilke oplysninger indsamler vi?

• Oplysninger om værten og eventet: værtens e-mailadresse, eventets navn, event-ID, privat værtstoken, valgt sprog, åbningstidspunkt, plan, udløbsdato og en eventuel valgfri PIN-kode for gæster.
• Værtskonto- og organisationsoplysninger (brugere af dashboardet): login-e-mail, kontosprog og, for organisationer, organisationens navn, et valgfrit brandnavn, logo og farve samt saldoen af eventkrediter og købsloggen.
• Erhvervsoprettelse uden kode: indtil du bekræfter din e-mail, gemmes den adresse, du skrev, sammen med din login-post (indtil du bekræfter, eller indtil den ubekræftede oprettelse slettes). En ubetalt oprettelse, der aldrig bekræftes, slettes cirka 60 dage efter oprettelsen; en betalt oprettelse, også en markeret med "Det var ikke mig", gemmes sammen med betalingsoplysningerne. For at begrænse velkomstmails og respektere "Det var ikke mig" gemmer vi en envejs-hash (HMAC) af adressen i 30 dage – aldrig selve adressen. Ved en betalt oprettelse gemmes også en hash af en browserkontrolværdi i Stripe-betalingen. Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen og vores legitime interesse i at forhindre misbrug.
• Uploadet indhold: billeder, videoer, eventuelle valg af coverbillede og metadata som filtype, størrelse, uploadtidspunkt og et valgfrit gæstenavn.
• Gæstebogsbeskeder: beskedens tekst, det valgfrie gæstenavn og tidspunktet, hvor den blev skrevet, hvis værten har slået gæstebogen til.
• Gæstesessions-id: et anonymt sessions-id, der bruges til at knytte uploads og gæstebogsbeskeder til den samme gæsteenhed og til at håndhæve planens grænser.
• Aktivitetslog for eventet: en registrering af handlinger på et event (f.eks. uploads, sletninger, downloads, påbegyndt opgradering) med tidspunkt og oplysning om, hvorvidt handlingen blev foretaget af værten eller en gæst, så værter kan se, hvad der er sket med deres event, og vi kan undersøge supportsager. Når analyse er slået til (afsnit 8), registrerer vi også, hvordan du kom til os, sammen med et event, du opretter, og med ethvert køb: domænet for det website, der henviste dig (eller at du kom fra en af vores egne sider eller tilbage fra betalingssiden), kampagnetaggene i linket, typen af annonceklik (ikke klikkets id) og den første side, du åbnede.
• Betalings- og faktureringsreferencer for betalte planer: Stripe-referencer til session, kunde, betalingsintention og faktura, som er nødvendige for at aktivere og dokumentere købet. Stripe opbevarer kortoplysningerne og faktureringsadressen; vi ser aldrig fulde kortnumre.
• Adgangs- og loginoplysninger: godkendelsessessioner til dashboard og administration, oplåsningscookies til PIN-beskyttede events og cookies til bekræftelse af værten ved download- og administrationshandlinger.
• Anmodningsdata: din IP-adresse og identifikation af din browser bruges i hukommelsen til at begrænse misbrugende anmodninger og fremgår af vores hostingudbyders kortvarige anmodningslogs. Vi opbygger ikke profiler ud fra dem.
• Resultater af AI-tagging for betalte planer: hvis et betalt event bruger AI-tagging, gemmes tags, der er udledt af billederne, sammen med oplysningerne om de enkelte uploads.
• Feedback: hvis du besvarer de feedbackspørgsmål, der er linket til fra en tidligere e-mail efter eventet, gemmes dit svar og en eventuel kommentar sammen med eventet.
• Reference til annonceklik: hvis du kommer fra en af vores annoncer i ChatGPT, og analyse er slået til (afsnit 8), kampagnenavnene i annoncens link og den klikreference, som OpenAI har føjet til linket. Din browser gemmer dem i 30 dage. Opretter du et gratis event i den periode, gemmes de, indtil eventet slettes, og påbegynder du en betaling, gemmes de sammen med betalingsoplysningerne.
• Annoncemåling via Microsoft: hvis analyse er slået til (afsnit 8), sender Microsoft Advertising-tagget på vores sider følgende til Microsoft for hver side, du åbner her: sidens adresse og titel, den side, du kom fra, tekniske oplysninger om din browser (sprog, skærmstørrelse, sidens indlæsningstid) og din IP-adresse sammen med Microsofts id'er for din browser, dvs. id'erne i Microsofts cookies og, hvis du kom fra en af vores annoncer på Bing eller Microsofts netværk, det klik-id, som Microsoft har føjet til annoncens link. Det sker, uanset om du kom fra en annonce eller ej.

3. Formål og retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningen (GDPR) kræver et retsgrundlag for hvert formål:

• Oprettelse og drift af eventet (gæsters uploads, gæstebog, adgang til galleriet, deling via QR-kode, værtens login, downloads, håndtering af coverbillede og transaktionelle e-mails som bekræftelser, loginlinks, downloadkoder, kvitteringer, besked om første upload og påmindelser om udløb): opfyldelse af aftalen med værten, art. 6, stk. 1, litra b. For gæster: vores legitime interesse i at levere den tjeneste, som værten har bedt om, art. 6, stk. 1, litra f.
• Betaling, aktivering og bogføring: opfyldelse af aftalen, art. 6, stk. 1, litra b, og vores retlige forpligtelse til at opbevare regnskabsmateriale efter bogføringsloven, art. 6, stk. 1, litra c.
• Sikkerhed og forebyggelse af misbrug (begrænsning af anmodninger, PIN-beskyttelse, bekræftelse af værten, aktivitetslog, anmodningslogs): vores legitime interesse i at beskytte tjenesten og dens brugere, art. 6, stk. 1, litra f.
• AI-tagging af billeder ved betalte events: opfyldelse af aftalen med værten, art. 6, stk. 1, litra b. Taggingen giver beskrivende søgeord til søgning; den bruges ikke til at identificere personer og anvender ikke ansigtsgenkendelse.
• Webanalyse (Google Analytics 4): dit samtykke til analyse, art. 6, stk. 1, litra a, som på vores engelsksprogede sider er slået til som standard for besøgende i Nord- og Sydamerika (afsnit 8) og ellers gives i cookiebanneret; du kan når som helst slå det fra under Cookieindstillinger nederst på siden.
• Måling af vores annoncer i ChatGPT (afsnit 5): dit samtykke til analyse, art. 6, stk. 1, litra a, som på vores engelsksprogede sider er slået til som standard for besøgende i Nord- og Sydamerika (afsnit 8). Slår du analyse fra under Cookieindstillinger, stopper målingen, og registreringen af annonceklikket i din browser slettes; en reference, der allerede er gemt sammen med et event, bevares, indtil eventet slettes.
• Måling af vores annoncer på Bing og Microsofts netværk (Microsoft Advertising, afsnit 5): dit samtykke til analyse, art. 6, stk. 1, litra a, som på vores engelsksprogede sider er slået til som standard for besøgende i Nord- og Sydamerika (afsnit 8). Målingen viser os, hvilke af vores Microsoft-annoncer der fører til besøg og køb, så vi kan måle dem og beslutte, hvor vi annoncerer. Slår du analyse fra under Cookieindstillinger, indlæses tagget ikke længere, og dets cookies på dette website slettes.
• Indsigt i, hvordan events og køb kommer i stand (hvordan du kom til os, afsnit 2): dit samtykke til analyse, art. 6, stk. 1, litra a, som på vores engelsksprogede sider er slået til som standard for besøgende i Nord- og Sydamerika (afsnit 8). Det viser os, hvilke websites, kampagner og annoncer der fører til events og salg. Slår du analyse fra under Cookieindstillinger, stopper registreringen fra det tidspunkt; oplysninger, der allerede er registreret, bevares sammen med eventet, indtil det slettes, og sammen med betalingsoplysningerne (afsnit 4).
• Måling af websitets ydeevne (Vercel Speed Insights): vores legitime interesse i at holde websitet hurtigt, art. 6, stk. 1, litra f. Den sender sidernes indlæsningstider og sidens URL til Vercel; den sætter ingen cookies og gemmer ingen identifikator på din enhed.
• Produktfeedback (svar på de nævnte feedbackspørgsmål): vores legitime interesse i at forbedre tjenesten, art. 6, stk. 1, litra f. Det er frivilligt at svare.
• Anmeldelses-e-mail og invitationer: efter et betalt event sender vi én gang en e-mail til værten med en anmodning om en anmeldelse på Trustpilot, når mindst syv gæster har uploadet, og der ikke er kommet nye uploads i to dage; e-mailen nævner, hvor mange gæster der har delt hvor mange billeder og videoer. Hvilke værter med betalte events der modtager den, afhænger udelukkende af denne uploadaktivitet og aldrig af, hvordan eventet forløb, eller hvad de måtte skrive. En kopi af e-mailen sendes til Trustpilot, som derefter selv sender værten én invitation cirka en uge senere. Værter med gratis events modtager kun den samme e-mail, hvis vi sender den manuelt, og Trustpilot modtager intet fra os om dem. Events, der er oprettet fra et koordinator-workspace, får ingen af delene. Vores legitime interesse i at indsamle ægte kundeanmeldelser, art. 6, stk. 1, litra f. Det er frivilligt at skrive en anmeldelse, og du kan når som helst gøre indsigelse.

4. Opbevaring og sletning

Eventets udløb følger den valgte plan:

• Gratis plan: eventet udløber 14 dage efter oprettelsen.
• Betalt plan: eventet udløber 365 dage efter oprettelsen.

Når et event er udløbet, stopper uploads, og galleriet lukkes. Derefter sletter en automatisk proces eventet permanent, herunder billeder og videoer, gæstebogsbeskeder, coverbilleder, downloadarkiver, aktivitetsloggen og selve eventets registrering; kun en teknisk registrering af oprettede downloadarkiver (event-ID, størrelser, tidspunkter) og en organisations kreditlog kan bevare event-ID’et. Processen kører én gang om dagen, så sletningen sker dagen efter udløbsdatoen, normalt inden for 48 timer efter udløbet. Værter kan også når som helst slette et event eller enkelte filer fra dashboardet, og vi kan slette efter anmodning. Slettet indhold kan ikke gendannes, så download det, du har brug for, inden udløbsdatoen. Vi sender påmindelser på e-mail inden udløbet.

Andre kategorier opbevares så længe, som det fremgår her:

• Værtskonto- og organisationsoplysninger: indtil du beder os om at slette kontoen.
• Betalings- og fakturaoplysninger: 5 år fra udgangen af det regnskabsår, hvor købet fandt sted, som krævet af bogføringsloven. Stripe opbevarer sine egne oplysninger efter sin egen politik. Er oplysningerne om, hvordan du kom til os (afsnit 2), registreret sammen med et køb, indgår de i oplysningerne om betalingen hos Stripe og opbevares sammen med dem, også efter at eventet er slettet.
• Supportkorrespondance: op til 2 år efter, at sagen er afsluttet.
• Svar på feedback: op til 2 år.
• Anmodningslogs hos vores hostingudbyder: en kort periode, i øjeblikket nogle få dage.
• Analysedata: Google Analytics 4 opbevarer data på hændelsesniveau i 14 måneder.
• Annoncemåling via Microsoft: taggets cookies på dette website udløber efter 1 dag (_uetsid), 90 dage (_uetmsclkid) og 390 dage (_uetvid), og Microsofts egen cookie MUID efter 13 måneder; slår du analyse fra, slettes de cookies, der ligger på dette website. Microsoft opbevarer de data, virksomheden modtager via tagget, i 390 dage.

5. Databehandlere og overførsler uden for EU

Vi sælger ikke dine oplysninger og deler dem ikke med tredjeparter, bortset fra følgende databehandlere, der handler efter vores instrukser i henhold til databehandleraftaler, og i forbindelse med den annoncemåling, der er beskrevet efter listen:

• Supabase Inc. – database, godkendelse og fillagring. Vores projekt kører i Supabases London-region (Storbritannien). Storbritannien er omfattet af en tilstrækkelighedsafgørelse fra EU, så der kræves ingen yderligere garantier.
• Vercel Inc. (USA) – hosting af applikationen, levering og Speed Insights. Vores serverfunktioner kører i Frankfurt; Vercels edgenetværk og supportsystemer er globale. Overførsler sker på grundlag af Vercels certificering under EU-US Data Privacy Framework og EU’s standardkontraktbestemmelser.
• Brevo (Sendinblue SAS, Frankrig) – transaktionelle e-mails som bekræftelser, loginlinks, påmindelser og beskeder. Behandlingen sker i EU.
• Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland, og Stripe Inc., USA) – betalingsbehandling, fakturaer, momsberegning og betalingsrelaterede metadata for betalte planer. Overførsler til USA sker på grundlag af Stripes certificering under Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser.
• OpenAI (OpenAI Ireland Ltd. og OpenAI, L.L.C., USA) – AI-tagging af billeder ved betalte events. Billederne sendes som miniaturer i reduceret størrelse via kortvarige links; OpenAI behandler dem for at returnere søgeord og bruger ikke API-data til at træne sine modeller. Overførsler sker på grundlag af OpenAIs certificering under Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser.
• Trustpilot A/S (Danmark) – invitationer til anmeldelse til værter med betalte events. Trustpilot modtager en kopi af den anmeldelses-e-mail, der sendes efter eventet, herunder værtens e-mailadresse, eventets navn og antallet af gæster, billeder og videoer. En anmeldelse, du vælger at skrive, behandles efter Trustpilots egen privatlivspolitik.
• Google (Google Ireland Ltd. og Google LLC, USA) – samtykkebaseret webanalyse med Google Analytics 4. Overførsler sker på grundlag af Googles certificering under Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser. Google Analytics 4 hverken logger eller gemmer IP-adresser.

Hvis du kommer fra en annonce vist i ChatGPT, og analyse er slået til, oplyser vi OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) om, at annoncen førte til et gratis event, en påbegyndt betaling eller et køb, så vi kan måle annoncen. Vi sender den annonceklik-reference, som OpenAI har føjet til linket, vores eget id for det pågældende trin (Stripe-betalingsreferencen ved en påbegyndt betaling eller et køb, en kode udledt af klikreferencen ved et gratis event), ordrens værdi og valuta, sidens adresse (aldrig en event- eller kontoside) og tidspunktet. Vi sender ikke dit navn, din e-mailadresse, din IP-adresse eller andre kontaktoplysninger. Overførsler sker på grundlag af OpenAIs certificering under Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser.

Hvis analyse er slået til, indlæser vores sider Microsoft Advertising-tagget (UET), og Microsoft (Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland, og Microsoft Corporation, USA) modtager de oplysninger, der er beskrevet i afsnit 2 under »Annoncemåling via Microsoft«. Microsoft behandler dem ikke efter vores instrukser: Microsoft er selvstændig dataansvarlig og bruger oplysningerne til at måle vores annoncer og drive sin annoncetjeneste, også til egne formål som at forbedre sine tjenester, som beskrevet i Microsofts erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger. Microsoft oplyser, at virksomheden ikke videresælger disse data eller deler dem med andre annoncører. Overførsler til USA sker på grundlag af Microsofts certificering under Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser.

Vi kan også videregive oplysninger, hvor loven kræver det, f.eks. til skattemyndighederne eller efter en gyldig retslig afgørelse.

6. Gæster og andre personer på billederne

Gæster uploader indhold efter invitation fra værten. Vi bruger udelukkende gæsternes indhold til at afvikle værtens event: til at vise det i eventets galleri, til at gøre det tilgængeligt for værten til download og, ved betalte events, til at tagge det til søgning. Vi offentliggør det aldrig, bruger det aldrig til markedsføring og deler det aldrig med andre end værten og gæsterne ved det pågældende event. Værten er ansvarlig for at fortælle gæsterne, at der indsamles billeder, og for at indhente de tilladelser, eventet kræver.

7. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du ret til:

• indsigt i de personoplysninger, vi har om dig, og til at få en kopi af dem;
• berigtigelse af urigtige oplysninger;
• sletning (»retten til at blive glemt«), f.eks. af et billede af dig, som en gæst har uploadet;
• begrænsning af behandlingen, mens en anmodning behandles, eller mens en tvist verserer;
• dataportabilitet for de oplysninger, du har givet os, i et maskinlæsbart format;
• indsigelse mod behandling, der er baseret på vores legitime interesser, herunder aktivitetsloggen og målingen af ydeevne;
• tilbagetrækning af dit samtykke når som helst, hvor behandlingen er baseret på samtykke (analyse- og reklamecookies), uden at det berører den behandling, der er foretaget inden tilbagetrækningen.

Skriv til support@eventphoto.io, hvis du vil udøve en af disse rettigheder. Vi svarer inden for én måned. Hvis du er gæst og ønsker et billede fjernet, så oplys event-ID’et og hvilken fil, det drejer sig om; værten kan også selv fjerne det.

Du kan også indgive en klage til den danske tilsynsmyndighed, Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, eller til tilsynsmyndigheden i det EU-/EØS-land, hvor du bor.

8. Cookies og lagring i browseren

Vi bruger nødvendige cookies og tilhørende lagring i browseren til login, oplåsning af events, bekræftelse af værten, valg af sprog, kontinuitet i gæstesessionen og til at huske dit valg om cookies. Analyse er valgfri: Google Analytics 4 til måling af trafik, Microsoft Advertising-tagget og dets cookies til måling af vores annoncer på Bing og Microsofts netværk (afsnit 5) og, hvis du kom fra en af vores annoncer i ChatGPT, en registrering af annonceklikket i din browser i 30 dage (afsnit 5). På vores engelsksprogede sider har besøgende i Nord- og Sydamerika (bedømt ud fra den tidszone, der er indstillet på enheden) analyse slået til som standard uden noget banner; alle andre får det kun, efter at de har trykket på Accepter. Alle kan slå det fra under Cookieindstillinger. Ud over Microsoft Advertising-tagget bruger vi ingen reklamecookies eller markedsføringspixels. Den fulde liste findes i cookiepolitikken.

9. Sikkerhed

Data krypteres under overførsel (TLS) og i hvile hos vores lagringsudbyder. Eventgallerier er kun tilgængelige via event-ID’et og, hvis værten har valgt en, en PIN-kode for gæster; værtshandlinger kræver et signeret værtslink eller et login. Adgang til produktionssystemerne er begrænset til udbyderen. Ingen metode til overførsel eller lagring er fuldstændig sikker, så vi kan ikke garantere absolut sikkerhed.

10. Ændringer af denne politik

Vi opdaterer denne politik, når tjenesten eller lovgivningen ændres, og viser datoen for den seneste opdatering øverst. Væsentlige ændringer i, hvordan vi bruger værters oplysninger, meddeles på e-mail til værter med aktive events.